So sortieren Sie in Excel (nach Zeilen, Spalten, Farben, Datumsangaben und Zahlen)

Das Sortieren von Daten in Excel wurde mit all den integrierten Optionen ganz einfach.

Sie können Ihre Daten ganz einfach alphabetisch sortieren, basierend auf dem Wert in den Zellen oder nach Zellen- und Schriftfarbe.

Sie können auch eine mehrstufige Spaltensortierung durchführen (d. h. nach Spalte A und dann nach Spalte B sortieren) sowie Zeilen sortieren (von links nach rechts).

Und als ob das noch nicht genug wäre, können Sie mit Excel auch Ihre eigenen benutzerdefinierten Listen erstellen und darauf basierend sortieren (wie cool ist das). So können Sie die Daten nach Hemdgrößen (XL, L, M, S) oder Antworten (stimme voll und ganz zu, stimme nicht zu) oder Intensität (hoch, mittel, niedrig) sortieren.

Fazit - Ihnen stehen bei der Arbeit mit Excel einfach zu viele Sortieroptionen zur Verfügung.

Und in diesem ausführlichen Tutorial zeige ich Ihnen all diese Sortieroptionen und einige coole Beispiele, in denen diese nützlich sein können.

Da dies ein riesiges Tutorial mit vielen Themen ist, stelle ich unten ein Inhaltsverzeichnis zur Verfügung. Sie können auf eines der Themen klicken und Sie gelangen sofort dorthin.

Zugriff auf die Sortieroptionen in Excel

Da das Sortieren bei der Arbeit mit Daten so häufig erforderlich ist, bietet Excel eine Reihe von Möglichkeiten für den Zugriff auf die Sortieroptionen.

Schaltflächen in der Multifunktionsleiste sortieren

Der schnellste Weg, um auf Sortieroptionen zuzugreifen, ist die Verwendung der Sortierschaltflächen in den Ribbons.

Wenn Sie im Menüband auf die Registerkarte Daten klicken, sehen Sie die Optionen "Sortieren & Filtern". Die drei Schaltflächen links in dieser Gruppe dienen zum Sortieren der Daten.

Mit den beiden kleinen Schaltflächen können Sie Ihre Daten sortieren, sobald Sie diese anklicken.

Wenn Sie beispielsweise über einen Datensatz mit Namen verfügen, können Sie einfach den gesamten Datensatz auswählen und auf eine der beiden Schaltflächen klicken, um die Daten zu sortieren. Die Schaltfläche A bis Z sortiert die Daten alphabetisch von der niedrigsten zur höchsten und die Schaltfläche Z bis A sortiert die Daten alphabetisch von der höchsten zur niedrigsten.

Diese Schaltflächen funktionieren auch mit Zahlen, Datumsangaben oder Uhrzeiten.

Persönlich verwende ich diese Schaltflächen nie, da ihre Möglichkeiten eingeschränkt sind und bei der Verwendung dieser Schaltflächen die Wahrscheinlichkeit von Fehlern größer ist. Falls Sie jedoch eine schnelle Sortierung benötigen (wo keine leeren Zellen im Dataset vorhanden sind), kann dies eine schnelle Möglichkeit sein.

Dialogfeld zum Sortieren

Auf der Registerkarte Daten im Menüband befindet sich innerhalb der Sortiergruppe ein weiteres Symbol für die Schaltfläche Sortieren.

Wenn Sie auf dieses Schaltflächensymbol Sortieren klicken, wird das Dialogfeld zum Sortieren geöffnet (etwa wie unten gezeigt).

Der Sortierdialog ist die umfassendste Lösung zum Sortieren in Excel. Alle sortierungsbezogenen Optionen können über dieses Dialogfeld aufgerufen werden.

Alle anderen Methoden zur Verwendung von Sortieroptionen sind begrenzt und bieten nicht die volle Funktionalität.

Aus diesem Grund verwende ich immer lieber das Dialogfeld, wenn ich in Excel sortieren muss.

Ein Hauptgrund für meine Präferenz ist, dass die Wahrscheinlichkeit, dass Sie bei der Verwendung des Dialogfelds Fehler machen, sehr gering ist. Alles ist gut strukturiert und markiert (im Gegensatz zu Schaltflächen im Menüband, bei denen Sie möglicherweise verwirrt sind, welche Sie verwenden sollen).

In diesem Tutorial werde ich hauptsächlich das Dialogfeld verwenden, um die Daten zu sortieren. Dies liegt auch daran, dass einige der Dinge, die ich in bestimmten Abschnitten behandle (wie das Sortieren auf mehreren Ebenen oder das Sortieren von links nach rechts), nur mithilfe des Dialogfelds ausgeführt werden können.Tastaturkürzel - Wenn Sie Daten häufig in Excel sortieren müssen, empfehle ich Ihnen, die Tastenkombination zum Öffnen des Sortierdialogfelds zu lernen. Es ist ALT + A + S + S

Sortieroptionen im Filtermenü

Wenn Sie Filter auf Ihr Dataset angewendet haben, finden Sie neben den Filteroptionen auch die Sortieroptionen. Ein Filter kann angewendet werden, indem Sie eine beliebige Zelle im Datensatz auswählen, auf die Registerkarte Daten klicken und auf das Symbol Filter klicken.

Angenommen, Sie haben ein Dataset wie unten gezeigt und haben den Filter angewendet.

Wenn Sie auf das Filtersymbol für eine beliebige Spalte klicken (es ist das kleine nach unten zeigende Dreiecksymbol rechts neben der Spaltenüberschriftszelle), sehen Sie auch dort einige der Sortieroptionen.

Beachten Sie, dass sich diese Sortieroptionen basierend auf den Daten in der Spalte ändern. Wenn Sie also Text haben, wird Ihnen die Option zum Sortieren von A bis Z oder Z bis A angezeigt, aber wenn Sie Zahlen haben, werden Ihnen Optionen zum Sortieren vom größten zum kleinsten oder vom kleinsten zum größten angezeigt.

Rechtsklick-Optionen

Abgesehen von der Verwendung des Dialogfelds ist die Verwendung des Rechtsklicks eine weitere Methode, die ich manchmal verwende (es ist auch super schnell, da es nur zwei Klicks erfordert).

Wenn Sie ein Dataset sortieren möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zelle und es werden die Sortieroptionen angezeigt.

Beachten Sie, dass Sie einige Optionen sehen, die Sie nicht im Menüband oder in den Filteroptionen sehen. Während es die übliche Sortierung nach Wert und die benutzerdefinierte Sortieroption (die das Dialogfeld Sortieren öffnet) gibt, können Sie auch Optionen wie Ausgewählte Zellenfarbe / Schriftfarbe / Formatierungssymbol oben anzeigen.

Ich finde diese Option sehr nützlich, da ich damit schnell alle farbigen Zellen (oder Zellen mit einer anderen Schriftfarbe) oben zusammenfassen kann. Ich habe oft die monatlichen Ausgabendaten, die ich durchgehe und einige Zellen manuell hervorhebe. Mit dieser Option kann ich dann schnell alle diese Zellen oben zusammenbringen.

Nachdem ich nun alle Möglichkeiten zum Zugriff auf Sortieroptionen in Excel behandelt habe, sehen wir uns an, wie diese zum Sortieren von Daten in verschiedenen Szenarien verwendet werden.

Sortieren von Daten in Excel (Text, Zahlen, Datum)

Vorbehalt: In den meisten Fällen funktioniert die Sortierung auch dann, wenn Sie eine einzelne Zelle im Dataset auswählen. In einigen Fällen können jedoch Probleme auftreten (wenn Ihr Datensatz leere Zellen/Zeilen/Spalten enthält). Beim Sortieren von Daten ist es am besten, den gesamten Datensatz auszuwählen und dann zu sortieren - nur um Probleme zu vermeiden.

Je nach Datentyp können Sie die Sortieroptionen in Excel verwenden.

Sortieren nach Text

Angenommen, Sie haben einen Datensatz wie unten gezeigt und möchten alle diese Datensätze nach dem Namen des Schülers in alphabetischer Reihenfolge sortieren.

Nachfolgend finden Sie die Schritte zum Sortieren dieser Textdaten in alphabetischer Reihenfolge:

1. Wählen Sie den gesamten Datensatz aus
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten
3. Klicken Sie auf das Symbol Sortieren. Dadurch wird das Dialogfeld Sortieren geöffnet.
4. Stellen Sie im Dialogfeld Sortieren sicher, dass meine Daten mit Kopfzeilen ausgewählt ist. Falls Ihre Daten keine Kopfzeilen haben, können Sie dies deaktivieren.
5. Wählen Sie im Dropdown-Menü "Sortieren nach" die Option "Name" aus.
6. Stellen Sie im Dropdown-Menü „Sortieren nach“ sicher, dass „Zellenwerte“ ausgewählt ist
7. Wählen Sie in der Dropdown-Liste "Reihenfolge" die Option A-Z . aus
8. OK klicken.

Die obigen Schritte würden den gesamten Datensatz sortieren und das Ergebnis wie unten gezeigt ergeben.

Warum nicht einfach die Schaltflächen im Menüband verwenden?

Die obige Methode zum Sortieren von Daten in Excel kann im Vergleich zum einfachen Klicken auf das Sortiersymbol im Menüband wie viele Schritte aussehen.

Und das ist wahr.

Die obige Methode ist länger, aber es gibt keine Chance auf Fehler.

Wenn Sie die Sortierschaltflächen im Menüband verwenden, können einige Dinge schief gehen (und dies kann bei einem großen Datensatz schwer zu erkennen sein.

Während ich später in diesem Tutorial die Nachteile der Verwendung der Schaltflächen erläutere, möchte ich Ihnen kurz zeigen, was schief gehen kann.

Da Excel im folgenden Beispiel nicht erkennen kann, dass eine Kopfzeile vorhanden ist, sortiert es den gesamten Datensatz, einschließlich der Kopfzeile.

Dieses Problem wird mit dem Sortierdialogfeld vermieden, da Sie explizit angeben können, ob Ihre Daten Kopfzeilen haben oder nicht.

Da die Verwendung des Dialogfelds Sortieren die Wahrscheinlichkeit von Fehlern eliminiert, empfehle ich Ihnen, es anstelle aller anderen Sortiermethoden in Excel zu verwenden

Sortieren nach Zahlen

Nun, ich gehe davon aus, dass Sie bereits einen Überblick über die Funktionsweise der Textsortierung haben (oben in diesem Abschnitt behandelt).

Die anderen Sortierarten (z. B. nach Zahlen, Datum oder Farbe) verwenden fast die gleichen Schritte mit geringfügigen Abweichungen.

Angenommen, Sie haben einen Datensatz wie unten gezeigt und möchten diese Daten basierend auf den von jedem Schüler erzielten Noten sortieren.

Im Folgenden sind die Schritte zum Sortieren dieser Daten nach Zahlen aufgeführt:

1. Wählen Sie den gesamten Datensatz aus
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten
3. Klicken Sie auf das Symbol Sortieren. Dadurch wird das Dialogfeld Sortieren geöffnet.
4. Stellen Sie im Dialogfeld Sortieren sicher, dass meine Daten mit Kopfzeilen ausgewählt ist. Falls Ihre Daten keine Kopfzeilen haben, können Sie dies deaktivieren.
5. Wählen Sie im Dropdown-Menü "Sortieren nach" die Option "Name" aus.
6. Stellen Sie im Dropdown-Menü „Sortieren nach“ sicher, dass „Zellenwerte“ ausgewählt ist
7. Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Reihenfolge“ die Option „Größte bis Kleinste“ aus.
8. OK klicken.

Die obigen Schritte würden den gesamten Datensatz sortieren und das Ergebnis wie unten gezeigt ergeben.

Sortieren nach Datum/Uhrzeit

Datum und Uhrzeit mögen zwar unterschiedlich aussehen, sind aber nichts anderes als Zahlen.

In Excel wäre die Zahl 44196 beispielsweise der Datumswert für den 31. Dezember 2021-2022. Sie können diese Zahl so formatieren, dass sie wie ein Datum aussieht, aber im Backend in Excel bleibt sie immer noch eine Zahl.

Auf diese Weise können Sie auch Datumsangaben als Zahlen behandeln. Sie können also 10 zu einer Zelle mit Datum hinzufügen, und Sie erhalten die Zahl für das Datum 10 Tage später.

Das gleiche gilt für die Zeit in Excel.

Die Zahl 44196.125 steht beispielsweise für den 31. Dezember 2021-2022 um 3 Uhr morgens. Während der ganzzahlige Teil der Zahl einen ganzen Tag darstellt, gibt der Dezimalteil die Zeit an.

Da sowohl Datum als auch Uhrzeit Zahlen sind, können Sie diese wie Zahlen sortieren.

Angenommen, Sie haben einen Datensatz wie unten gezeigt und möchten diese Daten nach dem Einreichungsdatum des Projekts sortieren.

Im Folgenden sind die Schritte zum Sortieren dieser Daten nach Datum aufgeführt:

1. Wählen Sie den gesamten Datensatz aus
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten
3. Klicken Sie auf das Symbol Sortieren. Dadurch wird das Dialogfeld Sortieren geöffnet.
4. Stellen Sie im Dialogfeld Sortieren sicher, dass meine Daten mit Kopfzeilen ausgewählt ist. Falls Ihre Daten keine Kopfzeilen haben, können Sie dies deaktivieren.
5. Wählen Sie im Dropdown-Menü "Sortieren nach" die Option "Einreichungsdatum" aus.
6. Stellen Sie im Dropdown-Menü „Sortieren nach“ sicher, dass „Zellenwerte“ ausgewählt ist
7. Wählen Sie im Dropdown-Menü "Bestellung" die Option "Älteste bis neueste" aus.
8. OK klicken.

Die obigen Schritte würden den gesamten Datensatz sortieren und das Ergebnis wie unten gezeigt ergeben.

Beachten Sie, dass Datum und Uhrzeit zwar Zahlen sind, Excel jedoch immer noch erkannt hat, dass diese sich in der Anzeige unterscheiden. Wenn Sie also nach Datum sortieren, werden die Sortierkriterien "Älteste nach Neueste" und "Neueste nach Älteste" angezeigt, aber wenn Sie Zahlen verwenden, wird "Größte zu Kleinste" oder "Kleinste zu Größte" angezeigt. So kleine Dinge, die Excel zu einem großartigen Tabellenkalkulationstool machen (PS: Google Sheets zeigt nicht so viele Details, nur die langweilige Sortierung nach A-Z oder Z-A)

Sortieren nach Zellfarbe / Schriftfarbe

Diese Option ist erstaunlich und ich benutze sie die ganze Zeit (vielleicht ein bisschen zu viel).

Ich habe oft Datensätze, die ich manuell analysiere und dabei Zellen hervorhebe. Zum Beispiel ging ich eine Liste von Artikeln in diesem Blog durch (die ich in einer Excel-Tabelle habe) und hob diejenigen hervor, die ich verbessern musste.

Und wenn ich fertig bin, kann ich diese Daten schnell nach den Zellenfarben sortieren. Dies hilft mir, all diese hervorgehobenen Zellen / Zeilen oben zusammenzufügen.

Und um die Großartigkeit noch zu steigern, können Sie nach mehreren Farben sortieren. Wenn ich also Zellen mit Artikelnamen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, rot hervorhebe und einige, die später bearbeitet werden können, mit Gelb, kann ich die Daten so sortieren, dass zuerst alle roten Zeilen gefolgt von den gelben angezeigt werden.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, habe ich kürzlich diesen Artikel über das Sortieren nach mehreren Farben geschrieben. In diesem Abschnitt zeige ich Ihnen schnell, wie Sie nur nach einer Farbe sortieren können

Angenommen, Sie haben einen Datensatz wie unten gezeigt und möchten nach Farbe sortieren und alle roten Zellen oben anzeigen.

Nachfolgend finden Sie die Schritte zum Sortieren nach Farbe:

1. Wählen Sie den gesamten Datensatz aus
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten
3. Klicken Sie auf das Symbol Sortieren. Dadurch wird das Dialogfeld Sortieren geöffnet.
4. Stellen Sie im Dialogfeld Sortieren sicher, dass meine Daten mit Kopfzeilen ausgewählt ist. Falls Ihre Daten keine Kopfzeilen haben, können Sie dies deaktivieren.
5. Wählen Sie im Dropdown-Menü "Sortieren nach" die Option "Einreichungsdatum" (oder eine beliebige Spalte mit den farbigen Zellen). Da wir in diesem Beispiel in allen Spalten farbige Zellen haben, können Sie eine beliebige auswählen.
6. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Sortieren nach“ die Option „Zellenfarbe“.
7. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Reihenfolge die Farbe aus, nach der Sie sortieren möchten. Falls Sie mehrere Zellenfarben im Datensatz haben, werden Ihnen alle diese Farben hier angezeigt
8. Wählen Sie im letzten Dropdown-Menü „Oben“ aus. Hier legen Sie fest, ob sich die farbigen Zellen oben oder unten im Datensatz befinden sollen.
9. OK klicken.

Die obigen Schritte würden Ihren Datensatz nach Farbe sortieren und Sie erhalten das Ergebnis wie unten gezeigt.

So wie wir diese Daten nach der Zellenfarbe sortiert haben, können Sie dies auch nach der Schriftfarbe und dem Symbol für die bedingte Formatierung tun.

Datensortierung auf mehreren Ebenen

In Wirklichkeit sind Datensätze selten so einfach wie die, die ich in diesem Tutorial verwende.

Ihre kann sich auf Tausende von Zeilen und Hunderte von Spalten erstrecken.

Und wenn Sie so große Datensätze haben, sind auch mehr Datenscheiben und -würfel erforderlich. Die Datensortierung auf mehreren Ebenen ist eines der Dinge, die Sie möglicherweise benötigen, wenn Sie über einen großen Datensatz verfügen.

Datensortierung auf mehreren Ebenen bedeutet, dass Sie das Dataset basierend auf den Werten in einer Spalte sortieren und dann erneut basierend auf den Werten in einer anderen Spalte(n) sortieren können.

Angenommen, Sie verfügen über das unten gezeigte Dataset und möchten diese Daten nach zwei Kriterien sortieren:

1. Die Region
2. Die Verkäufe

Die Ausgabe dieser Sortierung basierend auf den beiden obigen Kriterien ergibt einen Datensatz wie unten gezeigt.

Im obigen Beispiel haben wir die Daten zuerst nach den Regionen sortiert und dann innerhalb jeder Region die Daten weiter nach dem Verkaufswert sortiert.

So können wir schnell erkennen, welche Vertriebsmitarbeiter in jeder Region gut oder welche schlecht abschneiden.

Nachfolgend finden Sie die Schritte zum Sortieren der Daten basierend auf mehreren Spalten:

1. Wählen Sie den gesamten Datensatz aus, den Sie sortieren möchten.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten.
3. Klicken Sie auf das Sortiersymbol (das unten gezeigte). Dadurch wird das Dialogfeld Sortieren geöffnet.
4. Stellen Sie im Dialogfeld Sortieren sicher, dass meine Daten mit Kopfzeilen ausgewählt ist. Falls Ihre Daten keine Kopfzeilen haben, können Sie dies deaktivieren.
5. Treffen Sie im Dialogfeld Sortieren die folgenden Auswahlen
   • Sortieren nach (Spalte): Region (dies ist die erste Sortierebene)
   • Sortieren nach: Zellenwerte
   • Reihenfolge: A bis Z
6. Klicken Sie auf Ebene hinzufügen (dadurch wird eine weitere Ebene mit Sortieroptionen hinzugefügt).
7. Treffen Sie in der zweiten Sortierebene die folgenden Auswahlen:
   • Dann nach (Spalte): Vertrieb
   • Sortieren nach: Werte
   • Reihenfolge: vom Größten zum Kleinsten
8. OK klicken

Profi-Tipp: Das Dialogfeld „Sortieren“ verfügt über eine Funktion zum „Kopieren der Ebene“. Dadurch wird die ausgewählte Sortierebene schnell kopiert und Sie können sie dann einfach ändern. Es ist gut, die Funktion zu kennen und kann Ihnen am Ende Zeit sparen, falls Sie nach mehreren Spalten sortieren müssen.

Unten ist ein Video, in dem ich zeige, wie man in Excel eine mehrstufige Sortierung durchführt:

Sortieren basierend auf einer benutzerdefinierten Liste

Excel verfügt zwar bereits über einige gängige Sortierkriterien (z. B. alphabetisches Sortieren mit Text, vom kleinsten zum größten oder vom größten zum kleinsten mit Zahlen, vom ältesten zum neuesten oder vom neuesten zum ältesten mit Datumsangaben), reicht jedoch möglicherweise nicht aus.

Um Ihnen ein Beispiel zu geben, nehmen wir an, ich habe den folgenden Datensatz:

Wenn ich sie nun alphabetisch nach Region sortiere, habe ich zwei Optionen - A bis Z oder Z bis A. Unten ist, was ich bekomme, wenn ich diese Daten alphabetisch von A bis Z mithilfe der Regionsspalte sortiere.

Aber was ist, wenn ich möchte, dass diese Sortierreihenfolge Ost, West, Nord, Süd lautet?

Sie können die Daten natürlich nach dem Sortieren neu anordnen, aber das ist nicht der effizienteste Weg.

Der richtige Weg, dies zu tun, wäre die Verwendung benutzerdefinierter Listen.

Eine benutzerdefinierte Liste ist eine Liste, die Sie in Excel erstellen und dann wie die integrierten Listen verwenden können (z. B. Monatsnamen oder Wochentagsnamen). Nachdem Sie eine benutzerdefinierte Liste erstellt haben, können Sie sie in Funktionen wie der Datensortierung oder dem Füllpunkt verwenden.

Einige Beispiele, in denen benutzerdefinierte Listen nützlich sein können, sind:

• Sortieren der Daten nach Region/Stadtname
• Sortierung nach T-Shirt-Größen - Small, Medium, Large, Extra Large
• Sortierung nach Umfrageantworten – Stimme voll und ganz zu, stimme zu, neutral, stimme nicht zu
• Sortierung nach Wahrscheinlichkeit - hoch, mittel, niedrig

Der erste Schritt beim Sortieren basierend auf den benutzerdefinierten Kriterien besteht darin, die benutzerdefinierte Liste zu erstellen.

Schritte zum Erstellen einer benutzerdefinierten Liste in Excel:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei
2. Klicken Sie auf Optionen
3. Wählen Sie im Dialogfeld "Excel-Optionen" aus der Liste im linken Bereich "Erweitert".
4. Scrollen Sie in der erweiterten Auswahl nach unten und wählen Sie "Benutzerdefinierte Liste bearbeiten".
5. Geben Sie im Dialogfeld Benutzerdefinierte Listen Ihre Kriterien in das Feld mit dem Titel Listeneinträge ein. Geben Sie Ihre Kriterien durch Komma getrennt ein (Ost, West, Nord, Süd) [Sie können Ihre Kriterien auch importieren, wenn Sie sie aufgelistet haben].
6. Klicken Sie auf Hinzufügen
7. OK klicken

Nachdem Sie die obigen Schritte ausgeführt haben, erstellt und speichert Excel eine benutzerdefinierte Liste, die Sie zum Sortieren von Daten verwenden können.

Beachten Sie, dass die Reihenfolge der Elemente in der benutzerdefinierten Liste bestimmt, wie Ihre Liste sortiert wird.

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Liste in einer Excel-Arbeitsmappe erstellen, wird sie für alle Arbeitsmappen in Ihrem System verfügbar. Sie müssen es also nur einmal erstellen und können es in allen Arbeitsmappen wiederverwenden.

Schritte zum Sortieren mit einer benutzerdefinierten Liste

Angenommen, Sie haben das Dataset wie unten gezeigt und möchten es basierend auf den Regionen sortieren (die Sortierreihenfolge ist Ost, West, Nord und Süd).

Da wir bereits eine benutzerdefinierte Liste erstellt haben, können wir damit unsere Daten sortieren.

So sortieren Sie ein Dataset mithilfe einer benutzerdefinierten Liste:

1. Wählen Sie den gesamten Datensatz aus
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten
3. Klicken Sie auf das Symbol Sortieren. Dadurch wird das Dialogfeld Sortieren geöffnet.
4. Stellen Sie im Dialogfeld Sortieren sicher, dass meine Daten mit Kopfzeilen ausgewählt ist. Falls Ihre Daten keine Kopfzeilen haben, können Sie dies deaktivieren.
5. Wählen Sie im Dropdown-Menü "Sortieren nach" die Option "Region" (oder eine beliebige Spalte, in der Sie die farbigen Zellen haben).
6. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Sortieren nach“ die Option „Zellenwerte“.
7. Wählen Sie im Dropdown-Menü "Bestellung" die Option "Benutzerdefinierte Liste". Sobald Sie darauf klicken, wird das Dialogfeld Benutzerdefinierte Listen geöffnet.
8. Wählen Sie im Dialogfeld Benutzerdefinierte Listen die benutzerdefinierte Liste aus, die Sie bereits im linken Bereich erstellt haben.
9. OK klicken. Sobald Sie dies tun, sehen Sie die benutzerdefinierten Sortierkriterien im Dropdown-Feld Sortierreihenfolge
10. OK klicken.

Die obigen Schritte sortieren Ihr Dataset basierend auf den benutzerdefinierten Sortierkriterien.

Hinweis: Sie müssen nicht im Voraus eine benutzerdefinierte Liste erstellen, um die Daten darauf basierend zu sortieren. Sie können es auch erstellen, während Sie sich im Dialogfeld Sortieren befinden. Wenn Sie auf Benutzerdefinierte Liste klicken (in Schritt 7 oben), wird das Dialogfeld für die benutzerdefinierte Liste geöffnet. Sie können dort auch eine benutzerdefinierte Liste erstellen.

Bei benutzerdefinierten Listen wird die Groß-/Kleinschreibung nicht beachtet. Falls Sie eine Sortierung unter Beachtung der Groß-/Kleinschreibung durchführen möchten, beziehen Sie sich auf dieses Beispiel.

Sortierung von links nach rechts

Während Sie in den meisten Fällen wahrscheinlich nach den Spaltenwerten sortieren, müssen Sie manchmal auch nach den Zeilenwerten sortieren.

Im folgenden Dataset möchte ich es beispielsweise basierend auf den Werten in der Zeile "Region" sortieren.

Obwohl diese Art von Datenstruktur nicht so verbreitet ist wie die spaltenförmigen Daten, habe ich immer noch viele Leute gesehen, die mit dieser Art von Konstrukt arbeiten.

Excel verfügt über eine integrierte Funktion, mit der Sie von links nach rechts sortieren können.

Nachfolgend finden Sie die Schritte zum Sortieren dieser Daten von links nach rechts:

1. Wählen Sie den gesamten Datensatz aus (außer den Überschriften)
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten
3. Klicken Sie auf das Symbol Sortieren. Dadurch wird das Dialogfeld Sortieren geöffnet.
4. Klicken Sie im Dialogfeld Sortieren auf Optionen.
5. Wählen Sie im Dialogfeld "Sortieroptionen" die Option "Von links nach rechts sortieren".
6. OK klicken.
7. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Sortieren nach“ Zeile 1 aus. Dadurch geben wir an, dass die Sortierung basierend auf den Werten in Zeile 1 erfolgen muss
8. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Sortieren nach“ die Option „Zellenwerte“.
9. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Reihenfolge die Option A-Z aus (Sie können auch eine benutzerdefinierte Sortierliste verwenden, wenn Sie möchten)
10. OK klicken.

Die obigen Schritte würden die Daten basierend auf den Werten von Zeile 1 von links nach rechts sortieren.

Excel erkennt die Kopfzeilen beim Sortieren von links nach rechts nicht (oder ermöglicht es Ihnen nicht einmal, sie anzugeben). Sie müssen also sicherstellen, dass Ihre Kopfzellen beim Sortieren der Daten nicht ausgewählt sind. Wenn Sie auch Überschriftenzellen auswählen, werden diese nach dem darin enthaltenen Wert sortiert.

Hinweis: Eine andere Möglichkeit, die Daten von rechts nach links zu sortieren, könnte darin bestehen, die Daten zu transponieren und in Spaltenform zu erhalten. Sobald Sie es haben, können Sie jede der bisher behandelten Sortiermethoden verwenden. Sobald die Sortierung abgeschlossen ist, können Sie die resultierenden Daten kopieren und als transponierte Daten einfügen.

Unten ist ein Video, in dem ich zeige, wie Daten in Excel von links nach rechts sortiert werden

Groß-/Kleinschreibung bei der Sortierung in Excel

Bisher war die Sortierung in allen obigen Beispielen fallunabhängig.

Aber was ist, wenn Sie bei der Sortierung die Groß-/Kleinschreibung beachten möchten.

Glücklicherweise können Sie in Excel angeben, ob bei der Sortierung die Groß-/Kleinschreibung beachtet werden soll oder nicht.

Hinweis: Während Sie sich in den meisten Fällen nicht um die Sortierung kümmern müssen, kann dies hilfreich sein, wenn Sie Ihre Daten aus einer Datenbank wie Salesforce beziehen oder die Daten manuell zusammenstellen und verschiedene Personen denselben Text eingeben lassen verschiedene Fälle. Eine Sortierung, bei der die Groß-/Kleinschreibung beachtet wird, kann Ihnen dabei helfen, alle Datensätze derselben Person/Datenbank zusammenzuhalten.

Angenommen, Sie haben ein Dataset wie unten gezeigt und möchten diese Daten basierend auf der Regionsspalte sortieren:

Nachfolgend finden Sie die Schritte zum alphabetischen Sortieren von Daten sowie zum Festlegen der Groß-/Kleinschreibung:

1. Wählen Sie den gesamten Datensatz aus
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten
3. Klicken Sie auf das Symbol Sortieren. Dadurch wird das Dialogfeld Sortieren geöffnet.
4. Stellen Sie im Dialogfeld Sortieren sicher, dass meine Daten mit Kopfzeilen ausgewählt ist. Falls Ihre Daten keine Kopfzeilen haben, können Sie dies deaktivieren.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen
6. Aktivieren Sie im Dialogfeld "Sortieroptionen" die Option "Groß-/Kleinschreibung beachten".
7. OK klicken.
8. Wählen Sie im Dropdown-Menü "Sortieren nach" die Option "Region" aus.
9. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Sortieren nach“ die Option „Zellenwerte“.
10. Wählen Sie in der Dropdown-Liste "Reihenfolge" A bis Z aus
11. OK klicken.

Die obigen Schritte würden die Daten nicht nur alphabetisch nach Region sortieren, sondern auch die Groß-/Kleinschreibung berücksichtigen.

Sie erhalten die resultierenden Daten wie unten gezeigt:

Wenn Sie von A bis Z sortieren, wird Text in Kleinbuchstaben über dem Text in Großbuchstaben platziert.

Abrufen der ursprünglichen Sortierreihenfolge

Beim Sortieren von Daten in Excel möchten Sie häufig zur früheren oder ursprünglichen Sortierreihenfolge zurückkehren und neu beginnen.

Während Sie die Rückgängig-Funktion in Excel (mit Control Z) verwenden können, um einen Schritt nach dem anderen zurückzugehen, kann es verwirrend sein, wenn Sie nach dem Sortieren der Daten bereits mehrere Dinge getan haben.

Außerdem funktioniert das Rückgängigmachen nur, bis Sie die Arbeitsmappe geöffnet haben, aber wenn Sie sie speichern und schließen und sie später öffnen, können Sie nicht zur ursprünglichen Sortierreihenfolge zurückkehren.

Hier sind zwei einfache Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Sie die ursprüngliche Sortierreihenfolge nicht verlieren und auch nach dem Sortieren der Daten wiederherstellen:

1. Erstellen Sie eine Kopie des ursprünglichen Datensatzes. Dies empfehle ich Ihnen, auch wenn Sie die ursprüngliche Sortierreihenfolge nicht benötigen. Sie können eine Arbeitsmappe mit allen Daten haben und dann einfach eine Kopie der Arbeitsmappe erstellen und an der Kopie arbeiten. Wenn ich an kritischen Datensätzen arbeite, mache ich jeden Tag eine Kopie (mit Datum oder Versionsnummer als Teil des Arbeitsmappennamens).
2. Fügen Sie eine Spalte mit einer Reihe von Zahlen hinzu. Diese Zahlenreihen werden beim Sortieren der Daten durcheinander gebracht, aber falls Sie zu den ursprünglichen Daten zurückkehren möchten, können Sie nach dieser Zahlenreihe sortieren.

In diesem Abschnitt möchte ich Ihnen kurz zeigen, was es bedeutet, eine Reihe hinzuzufügen und sie zu verwenden, um die ursprüngliche Sortierreihenfolge wiederherzustellen.

Angenommen, Sie haben einen Datensatz wie unten gezeigt:

Um sicherzustellen, dass Sie diese Daten nach dem Sortieren wiederherstellen können, fügen Sie eine Hilfsspalte hinzu und enthalten Sie eine Reihe von Zahlen (wie unten gezeigt).

Hier ist ein Tutorial mit verschiedenen Möglichkeiten, um schnell eine Spalte mit Zahlen hinzuzufügen

Wenn Sie die Hilfsspalte eingerichtet haben, stellen Sie sicher, dass Sie sie beim Sortieren dieses Datasets einschließen.

Angenommen, ich sortiere diese Daten nach der Region und erhalte die Daten wie unten gezeigt:

Wenn ich nun zum ursprünglichen Datensatz zurückkehren möchte, kann ich diese Daten einfach erneut sortieren, jedoch basierend auf der Hilfsspalte (von niedrig nach hoch).

Einfach… nicht wahr?

Falls Sie nicht möchten, dass die Hilfsspalte angezeigt wird, können Sie sie entweder ausblenden oder ein Backup erstellen und dann löschen.

Einige häufige Probleme beim Sortieren von Daten in Excel

Am Anfang dieses Artikels habe ich Ihnen verschiedene Möglichkeiten zum Sortieren von Daten in Excel gezeigt (einschließlich Sortierschaltflächen im Menüband, Rechtsklickoptionen, Filteroption und Sortierdialogfeld).

Und um es noch einmal zu wiederholen, die Verwendung des Sortierdialogfelds minimiert die Wahrscheinlichkeit oder mögliche Probleme oder Fehler, die auftreten können.

Lassen Sie mich Ihnen nun zeigen, was schief gehen kann, wenn Sie die Sortierschaltfläche aus dem Menüband verwenden (die unten gezeigten).

Die Spaltenüberschriften werden nicht identifiziert

Angenommen, Sie haben einen Datensatz wie unten gezeigt:

Dies sieht aus wie ein anständig formatierter Datensatz mit Kopfzeilen, die klar mit Zellenfarbe und Fettschrift formatiert sind.

Wenn Sie also diese Daten basierend auf den Namen sortieren (mit den Sortierschaltflächen im Menüband), würden Sie erwarten, dass die Kopfzeile oben bleibt und der Rest der Daten sortiert wird.

Aber was passiert, wenn Sie es tun - der Header wird auch als normale Daten betrachtet und sortiert (wie unten gezeigt).

Obwohl Excel intelligent genug ist, um Kopfzeilen zu erkennen, ist dies in diesem Beispiel nicht gelungen. Bei Verwendung der Sortiersymbolschaltflächen im Menüband gab es keine Möglichkeit, manuell festzulegen, dass diese Daten Überschriften haben.

Hinweis: Dieses Problem tritt auf, wenn ich das Dataset habe und die Header hinzufüge, formatiere und sortiere. Normalerweise wäre Excel intelligent genug, um zu erkennen, dass ein Dataset Überschriften enthält (insbesondere wenn der Datentyp der Überschrift und der Daten in der Spalte unterschiedlich ist). In diesem Fall ist dies jedoch fehlgeschlagen, als ich den Header hinzugefügt und sofort sortiert habe. Wenn ich diese Arbeitsmappe speichere, schließe und erneut öffne, schafft es Excel irgendwie, die erste Zeile und Kopfzeile zu identifizieren.

Auch wenn dies in den meisten Fällen kein Problem darstellt, besteht dennoch eine Möglichkeit, wenn Sie die Sortiersymbole im Menüband verwenden. Die Verwendung eines Dialogfelds beseitigt dieses Problem, da Sie angeben können, dass Sie über Kopfzeilen verfügen.

Leere Zeilen/Spalten werden nicht erkannt

Dieses Sortierproblem ist etwas komplexer – und viel häufiger, als Sie sich vorstellen können.

Angenommen, Sie haben einen Datensatz wie unten gezeigt. Beachten Sie, dass Zeilennummer 6 ausgeblendet ist (und es ist eine leere Zeile).

Wenn ich nun eine Zelle in den ersten vier Zeilen der Daten (die über der ausgeblendeten leeren Zeile) auswähle und diese Daten mit den Sortiersymbolschaltflächen sortiere, werden nur die ersten vier Datensätze des Datensatzes sortiert (Zeile 2 bis ). 5). Wenn ich eine beliebige Zelle im Dataset unter der ausgeblendeten leeren Zeile auswähle, werden nur die letzten sieben Zeilen sortiert.

Und wenn Sie nicht speziell danach suchen, werden Sie diesen schrecklichen Fehler wahrscheinlich übersehen.

Wie stellen Sie sicher, dass Sie diesen Sortierfehler nicht machen?

Um sicherzustellen, dass Sie diesem Problem nicht zum Opfer fallen, müssen Sie Ihren Datensatz überprüfen, bevor Sie ihn sortieren.

Wählen Sie den gesamten Datensatz aus, bevor Sie die Daten sortieren.

Sie können dies tun, indem Sie eine beliebige Zelle im Datensatz auswählen und dann die Tastenkombination verwenden - Strg + A.

Wenn Ihr Dataset leere Zeilen/Spalten enthält, wird nicht das gesamte Dataset ausgewählt. Sie können dies erkennen, indem Sie schnell den Umriss der Auswahl scannen.

Wenn Sie feststellen, dass außerhalb der Auswahl noch Daten vorhanden sind, können Sie diese manuell auswählen.

Um dieses Problem zu vermeiden, blenden Sie am besten zuerst alle ausgeblendeten Zeilen und Spalten ein und fahren dann mit der Sortierung der Daten fort, indem Sie den gesamten Datensatz auswählen oder zuerst die leeren Zeilen löschen.

Teilsortierung (basierend auf dem Nachnamen)

Manchmal haben Sie möglicherweise ein Dataset, das Sie basierend auf einem Teil des Textes sortieren möchten.

Angenommen, ich habe den unten gezeigten Datensatz und möchte diese Daten nach dem Nachnamen sortieren.

Dazu muss ich diese Daten trennen, damit ich nur die Nachnamen in einer Spalte habe. Wenn ich es habe, kann ich diese Spalte verwenden, um die Daten zu sortieren.

Unten ist eine Formel, die mir den Nachnamen geben kann:

=RECHTS(B2,LEN(B2)-FINDEN(" ",B2))

Dadurch erhalten Sie ein Ergebnis wie unten gezeigt.

Jetzt können Sie diese Daten in der Spalte Nachname sortieren.

Anschließend können Sie die Nachnamensspalte löschen oder ausblenden.

Beachten Sie, dass die obige Formel funktioniert, wenn Sie Namen haben, die nur Vor- und Nachnamen haben und keine doppelten Leerzeichen dazwischen haben. Falls Sie abweichende Namensdaten haben, müssen Sie die Formel anpassen. Sie können auch Text in Spalte verwenden, um die Namen schnell anhand von Leerzeichen als Trennzeichen aufzuteilen.

Dies ist nur ein Beispiel für die Sortierung basierend auf Teildaten. Andere Beispiele können eine Sortierung basierend auf Städten in einer Adresse oder eine Mitarbeiter-ID basierend auf Abteilungscodes umfassen.

Falls sich der zu sortierende Text am Anfang des Textes befindet, können Sie auch nur die normale Sortierfunktion verwenden.

Andere Sortierbeispiele (mit Formel und VBA)

Bisher habe ich in diesem Tutorial die Beispiele behandelt, in denen wir die integrierte Sortierfunktion in Excel verwendet haben.

Automatisches Sortieren mit einer Formel

Wenn Sie die integrierte Sortierfunktion verwenden und dann Änderungen am Datensatz vornehmen, müssen Sie ihn erneut sortieren. Die Sortierfunktion ist nicht dynamisch.

Wenn Sie einen Datensatz erhalten möchten, der bei jeder Änderung automatisch sortiert wird, können Sie dies mit den Formeln tun.

Beachten Sie, dass Sie dazu den ursprünglichen Datensatz und den sortierten Datensatz getrennt halten müssen (wie unten gezeigt).

Ich habe ein detailliertes Tutorial, in dem ich beschreibe, wie man mit Formeln alphabetisch sortiert. Es zeigt zwei Methoden, um dies zu tun - die Verwendung von Hilfsspalten und die Verwendung einer Array-Formel.

Excel hat auch die dynamische Matrixformel SORT eingeführt, die dies leicht tun kann (ohne Hilfsspalte oder eine komplizierte Matrixformel). Da dies jedoch recht neu ist, haben Sie in Ihrer Excel-Version möglicherweise keinen Zugriff darauf.

Sortieren mit VBA

Und schließlich, wenn Sie alle Sortierdialogfelder oder andere Sortieroptionen umgehen möchten, können Sie Ihre Daten mit VBA sortieren.

Im folgenden Beispiel habe ich einen Datensatz, der die Daten sortiert, wenn ich auf die Spaltenüberschrift doppelklicke. Dies erleichtert die Sortierung und kann in Dashboards verwendet werden, um sie benutzerfreundlicher zu gestalten.

Hier ist ein detailliertes Tutorial, in dem ich beschreibe, wie man Daten mit VBA sortiert und wie oben gezeigt etwas erstellt.

Ich habe versucht, viele Beispiele zu behandeln, um Ihnen verschiedene Möglichkeiten zum Sortieren von Daten in Excel und alle Dinge zu zeigen, die Sie dabei beachten müssen.

Ich hoffe, Sie fanden dieses Tutorial nützlich.