Wenn Sie mit Daten in Excel arbeiten, müssen Sie oft einige Tabellen aus Excel in ein MS Word-Dokument kopieren.
Obwohl es in Excel keine integrierte Option zum Konvertieren einer gesamten Excel-Datei in Word gibt, können Sie die Daten einfach aus einem Excel-Dokument kopieren und in Word einfügen.
In diesem Tutorial zeige ich Ihnen mehrere Möglichkeiten, um Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt in ein Word-Dokument kopieren.
Excel-Tabelle als Nur-Text in MS Word kopieren
Wenn Sie nur eine Tabelle von Excel nach Word kopieren und einfügen möchten, können Sie dies mit einem einfachen Kopieren und Einfügen tun.
Es ermöglicht Ihnen, die statische Tabelle in Word abzurufen, wo Sie sie dann formatieren (und bei Bedarf ändern können).
Der Nachteil dieser Methode ist, dass dies nicht funktioniert, falls Formeln in den Daten enthalten sind. Und da es sich um eine statische Tabelle handelt, werden alle Änderungen, die Sie in Excel vornehmen, nicht in der Tabelle widergespiegelt, die Sie in Word kopiert haben.
Aber in den meisten Fällen ist das genau das, was Sie wollen.
Mal sehen, wie das geht.
Angenommen, Sie haben einen Datensatz wie unten gezeigt und möchten diese Daten aus Excel kopieren und in Word einfügen.
Im Folgenden sind die Schritte dazu aufgeführt:
- Wählen Sie die Daten in Excel aus, die Sie in Word kopieren möchten
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste und klicken Sie dann auf Kopieren (oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg + C in Windows oder Befehl + C in Mac)
- Öffnen Sie das Word-Dokument, in das Sie diese Daten einfügen möchten
- Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie diese Daten im Word-Dokument haben möchten
- Gehen Sie in Word zur Registerkarte Start und klicken Sie auf Einfügen (oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg + V).
Die obigen Schritte würden die Daten aus Excel kopieren und als statische Tabelle in das Word-Dokument einfügen.
Sobald Sie die Tabelle in Word haben, können Sie sie wie jede andere Tabelle, die Sie in Word einfügen, formatieren und damit arbeiten.
Bei dieser Methode sind einige Dinge zu beachten:
- Wenn die Tabelle in Excel Formeln enthält, werden diese nicht kopiert. In meinem Beispiel habe ich die Formeln in der Zeile Summe, aber beim Kopieren in Word sind dies statische Werte. Wenn Sie Daten ändern, müssen Sie auch die Formelwerte manuell anpassen
- Wenn Sie die Formatierung nicht aus Excel kopieren möchten und lieber die Formatierung des Word-Dokuments verwenden möchten, können Sie die Option Zielformat verwenden verwenden. Es wird angezeigt, wenn Sie auf das Symbol Einfügeoptionen klicken, nachdem Sie die Tabelle in Word eingefügt haben.
Excel-Tabelle in Word einbetten (als verknüpftes Objekt)
In der obigen Methode haben wir die Daten aus Excel kopiert und als statische Tabelle in Word eingefügt.
Eine andere Möglichkeit, die Sie verwenden können, besteht darin, die Tabelle zu kopieren und in ein Word-Dokument einzufügen und die beiden Tabellen verknüpft zu lassen.
Wenn Sie also Änderungen an der kopierten Excel-Tabelle vornehmen, sehen Sie, dass sich diese in Echtzeit auch in der Tabelle in Word widerspiegeln.
Dies ist sehr nützlich, wenn die Möglichkeit besteht, dass Sie die Daten in Excel aktualisieren müssen und sie auch in Word aktualisiert werden müssen. Durch die verknüpfte Tabelle müssen Sie nur Änderungen an den Excel-Daten vornehmen und diese werden automatisch in der Tabelle widergespiegelt, die Sie in Word kopiert haben.
Lassen Sie mich Ihnen zeigen, wie das funktioniert.
Angenommen, Sie haben eine Tabelle wie unten gezeigt und möchten sie von Excel nach MS Word kopieren und diese verknüpft halten.
Im Folgenden sind die Schritte dazu aufgeführt:
- Wählen Sie die Daten in Excel aus, die Sie in Word kopieren möchten
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste und klicken Sie dann auf Kopieren (oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg + C)
- Öffnen Sie das Word-Dokument, in das Sie diese Daten einfügen möchten
- Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie diese Daten im Word-Dokument haben möchten
- Gehen Sie in Word zur Registerkarte Start und klicken Sie auf das Dropdown-Menü Einfügen (klicken Sie auf den kleinen umgekehrten Pfeil unter dem Symbol Inhalte einfügen).
- Klicken Sie in den angezeigten Optionen auf Inhalte einfügen
- Wählen Sie im Dialogfeld Inhalte einfügen die Option „Link einfügen“
- Wählen Sie Microsoft Excel-Arbeitsblattobjekt aus den aufgelisteten Optionen aus
- OK klicken
Die obigen Schritte würden die kopierte Tabelle in Word einfügen, wo sie noch mit der Originaltabelle in Excel verknüpft ist.
Wenn Sie nun in Excel Änderungen an der Tabelle vornehmen, werden Sie feststellen, dass dies in der Tabelle in Word (in Echtzeit) widergespiegelt wird.
Wenn Ihre Daten aus irgendeinem Grund nicht in Echtzeit aktualisiert werden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und klicken Sie auf die Option "Link aktualisieren".
Hier sind einige Dinge, die Sie über diese Methode wissen müssen:
- Da die beiden Dateien miteinander verknüpft sind, müssen Sie diese zusammenhalten. Wenn Sie die Word-Datei an jemanden senden, müssen Sie ihm auch die Excel-Datei senden, oder der Link würde unterbrochen und die Daten in Word würden nicht aktualisiert.
- Immer wenn die Word-Datei geöffnet wird, wird in der Excel-Tabelle nach Aktualisierungen gesucht. Dies funktioniert auch, wenn die Excel-Datei geschlossen ist.
Diese Methode eignet sich am besten für Situationen, in denen Sie eine große Excel-Datei mit vielen Berechnungen/Daten/Dashboards haben. Mit dieser Methode können Sie nur einen kleinen Teil der Excel-Datei kopieren und trotzdem die Tabelle aktualisieren, wenn sich Werte in Excel ändern.
Excel-Tabelle in Word einbetten
Dies ist eine wirklich nützliche Funktion, die MS Word bietet. Es ermöglicht Ihnen, ein Excel-Dokument als Teil des Word-Dokuments einzubetten.
In der obigen Methode habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie die Excel- und Word-Dateien zusammenhalten und miteinander verknüpfen.
In diesem Abschnitt zeige ich Ihnen, wie Sie die Excel-Datei in das Word-Dokument einbetten, damit Sie nicht beide Dateien behalten müssen (und nur die Word-Datei behalten).
Für Laien ist es so, als ob Sie ein Excel-Arbeitsblatt aus dem Word-Dokument heraus öffnen und bearbeiten können.
Lassen Sie mich Ihnen zeigen, was ich meine.
Angenommen, Sie haben eine Tabelle in Excel wie unten gezeigt, die Sie in Word kopieren möchten.
Im Folgenden sind die Schritte zum Einfügen als eingebettetes Excel-Objekt in Word aufgeführt:
- Wählen Sie die Daten in Excel aus, die Sie in Word kopieren möchten
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste und klicken Sie dann auf Kopieren (oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg + C)
- Öffnen Sie das Word-Dokument, in das Sie diese Daten einfügen möchten
- Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie diese Daten im Word-Dokument haben möchten
- Gehen Sie in Word zur Registerkarte Start und klicken Sie auf das Dropdown-Menü Einfügen (klicken Sie auf den kleinen umgekehrten Pfeil unter dem Symbol Inhalte einfügen).
- Klicken Sie in den angezeigten Optionen auf Inhalte einfügen
- Stellen Sie im Dialogfeld Inhalte einfügen sicher, dass die Option "Einfügen" ausgewählt ist
- Wählen Sie Microsoft Excel-Arbeitsblattobjekt aus den aufgelisteten Optionen aus
- OK klicken
Die obigen Schritte würden die kopierten Daten aus Excel in MS Word einfügen.
Aber was im Backend in MS Word tatsächlich passiert, ist, dass es eine neue Excel-Datei erstellt (die ein Teil des Word-Dokuments selbst ist) und Ihnen die Tabelle aus dieser Datei anzeigt.
Wenn Sie auf die Tabelle doppelklicken, werden Sie feststellen, dass die Excel-Datei (aus dem Word-Dokument) geöffnet wird. Sie sehen die gewohnte Excel-Oberfläche, während Sie sich noch im Word-Dokument befinden.
Sie können beliebige Änderungen vornehmen und auch Funktionen wie die bedingte Formatierung verwenden, die sich in der Tabelle widerspiegeln. Außerdem funktionieren alle Formeln, die Sie haben, weiterhin.
Der größte Vorteil dieser Methode besteht darin, dass Sie sich nicht um zwei separate Dateien kümmern müssen. Im Gegensatz zur vorherigen Methode ist bei dieser Methode die Excel-Datei ein Teil des Word-Dokuments.
Wenn Sie also die Word-Datei speichern oder mit jemand anderem teilen, bleibt die Excel-Datei dabei und die Daten bleiben intakt.
Auf der anderen Seite führt die Verwendung mehrerer solcher Tabellen oder bei großen Daten zu einem umfangreichen Word-Dokument (da es auch das Gewicht der eingebetteten Excel-Datei tragen muss).
Excel-Tabelle als satisches Bild kopieren
Wenn Sie einen Bericht vorbereiten und nur eine wirklich einfache Möglichkeit zum Anzeigen einer Tabelle wünschen (ohne dass die Daten geändert werden müssen), können Sie diese Daten als Bild einfügen.
Dies ist wirklich einfach und Bilder sind in Word auch einfacher zu verwalten (z. B. Platzierung und Größenänderung).
Beim Kopieren eines Bildes haben Sie auch die Möglichkeit, das Bild mit der Tabelle in Excel zu verknüpfen. Auf diese Weise werden Änderungen in der Excel-Tabelle im Tabellenbild in Word widergespiegelt.
Einfügen einer kopierten Tabelle als statisches Bild in Word
Angenommen, Sie haben eine Tabelle wie unten in Excel gezeigt:
Nachfolgend finden Sie die Schritte zum Kopieren dieser Tabelle und Einfügen als Bild in MS Word:
- Wählen Sie die Daten in Excel aus, die Sie in Word kopieren möchten
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste und klicken Sie dann auf Kopieren (oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg + C)
- Öffnen Sie das Word-Dokument, in das Sie diese Daten einfügen möchten
- Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie diese Daten im Word-Dokument haben möchten
- Gehen Sie in Word zur Registerkarte Start und klicken Sie auf das Dropdown-Menü Einfügen (klicken Sie auf den kleinen umgekehrten Pfeil unter dem Symbol Inhalte einfügen).
- Klicken Sie in den angezeigten Optionen auf Inhalte einfügen
- Stellen Sie im Dialogfeld Inhalte einfügen sicher, dass die Option "Einfügen" ausgewählt ist
- Wählen Sie „Bild“ aus den aufgelisteten Optionen
- OK klicken
Die obigen Schritte würden ein Bild der Tabelle in das Word-Dokument einfügen.
Dies ist wie jedes andere Bild und Sie können es skalieren und formatieren.
Einfügen einer kopierten Tabelle als verknüpftes Bild in Word
Wenn Sie die Flexibilität beim Verwalten von Bildern in Word mögen und dennoch möchten, dass die Tabelle mit der ursprünglichen Excel-Datei verbunden wird, können Sie dies ebenfalls tun.
Angenommen, Sie haben eine Tabelle wie unten in Excel gezeigt:
Nachfolgend finden Sie die Schritte zum Kopieren dieser Tabelle und Einfügen als verknüpftes Bild in MS Word:
- Wählen Sie die Tabelle in Excel aus
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste und klicken Sie dann auf Kopieren (oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg + C)
- Öffnen Sie das Word-Dokument, in das Sie diese Daten einfügen möchten
- Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie diese Daten im Word-Dokument haben möchten
- Gehen Sie in Word zur Registerkarte Start und klicken Sie auf Inhalte einfügen
- Wählen Sie im Dialogfeld Inhalte einfügen die Option „Link einfügen“
- Wählen Sie „Bild“ aus den aufgelisteten Optionen
- OK klicken
Die obigen Schritte würden Ihnen wieder ein Bild geben, dessen Größe und Format Sie einfach ändern können.
Da diese jedoch mit der Originaltabelle in Excel verknüpft ist, würden sich Änderungen an der Originaltabelle auch im Bild widerspiegeln.
Denken Sie auch daran, dass Sie, da dieses Bild mit den Originaldaten verknüpft ist, auch die Excel-Datei teilen sollten, wenn Sie dieses Word-Dokument mit einer anderen Person teilen möchten (falls Sie möchten, dass der Link unverändert bleibt).
Falls die Excel-Datei nicht verfügbar ist oder der Name geändert wird, würde das Bild wie jedes andere normale Bild aussehen.
Dies sind einige der Möglichkeiten, wie Sie eine Tabelle für Excel kopieren und in Word einfügen können. In den meisten Fällen bevorzuge ich das Kopieren und Einfügen von Excel-Tabellen als Bilder, da diese einfacher zu verwalten sind. In einigen Fällen bevorzuge ich auch die Einbettungsmethode, mit der ich die Excel-Datei aus Word selbst heraus öffnen kann.
Ich hoffe, Sie fanden dieses Tutorial nützlich!
