Video ansehen - So verfolgen Sie Änderungen in Excel
Wenn Sie mit einer Excel-Datei arbeiten, die von anderen Personen aktualisiert oder überprüft werden muss, kann die Option zum Nachverfolgen von Änderungen hilfreich sein.
Sie können es auch verwenden, wenn Sie eine Datei aktualisieren und alle Änderungen, die Sie selbst vornehmen, im Auge behalten müssen. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie es später erneut besuchen.
In diesem Tutorial zeige ich Ihnen, wie Sie Änderungen in Excel verfolgen.
Aktivieren der Änderungsverfolgung in Excel-Funktion
Standardmäßig ist diese Funktion in Excel deaktiviert.
Hier sind die Schritte zum Aktivieren der Nachverfolgung von Änderungen in Excel:
- Wechseln Sie zur Registerkarte Überprüfung.
- Klicken Sie in der Gruppe Änderungen auf die Option Änderungen verfolgen und wählen Sie Änderungen hervorheben.
- Aktivieren Sie im Dialogfeld "Änderungen hervorheben" die Option - "Änderungen während der Bearbeitung verfolgen". Dies teilt auch Ihre Arbeitsmappe. Sie können auch die Optionen „Wann“, „Wer“ und „Wo“ festlegen. Für dieses Tutorial werde ich mit den Standardeinstellungen gehen.
- OK klicken.
Die obigen Schritte würden "Änderungen verfolgen" in Excel aktivieren und jetzt werden alle an der Arbeitsmappe vorgenommenen Änderungen hervorgehoben.
Hinweis: Damit diese Option funktioniert, muss die Arbeitsmappe auf Ihrem System oder einem Netzlaufwerk gespeichert sein. Wenn die Datei nicht gespeichert wurde, werden Sie zuerst aufgefordert, sie zu speichern, bevor die Option „Änderungen verfolgen“ aktiviert wird. Wenn die Datei bereits gespeichert ist, wird sie dennoch gespeichert, bevor das Tracking aktiviert wird.
Wie funktioniert „Änderungen verfolgen“ in Excel?
Sobald Sie die Nachverfolgung aktiviert haben, wird jedes Mal, wenn Sie oder jemand, der auf die Arbeitsmappe zugreift, Änderungen daran vornimmt, sie mit einem blauen Rahmen hervorgehoben und erhält ein kleines blaues Dreieck oben links in der Zelle. Dies ähnelt dem roten Dreieck, das Sie sehen, wenn Sie einen Kommentar in eine Zelle einfügen.
Zum Beispiel unten habe ich einen Dummy-Projektplan und ich habe Änderungen in Spalte B (Zelle B4 und B6) vorgenommen.
Wenn Sie den Cursor über die Zelle mit einer Änderung bewegen, wird eine Meldung angezeigt, die angibt, was die Änderung ist, wer die Änderung vorgenommen hat und wann sie durchgeführt wurde.
Beachten Sie, dass, wenn die Option "Änderungen verfolgen" in Excel aktiviert ist, die Arbeitsmappe freigegeben wird und einige der Funktionen automatisch deaktiviert werden. Beispielsweise können Sie ein Blatt nicht schützen, wenn „Änderungen verfolgen“ aktiviert ist. Sie werden feststellen, dass einige der Optionen im Menüband ausgegraut sind.
Eine Liste aller Änderungen abrufen
Wenn Sie eine Arbeitsmappe haben, an der viele Änderungen vorgenommen wurden, möchten Sie möglicherweise eine Liste aller Änderungen separat als Liste abrufen.
Hier sind die Schritte, um eine Liste aller Änderungen in einem neuen Arbeitsblatt zu erhalten:
- Speichern Sie die Arbeitsmappe, damit die vorgenommenen Änderungen ebenfalls gespeichert werden.
- Wechseln Sie zur Registerkarte Überprüfung.
- Klicken Sie in der Gruppe Änderungen auf Änderungen verfolgen und wählen Sie Änderungen hervorheben.
- Aktivieren Sie im Dialogfeld "Änderungen hervorheben" die Option - "Änderungen auf einem neuen Blatt auflisten". In der Option „Wann“ können Sie angeben, ob Sie alle Änderungen oder Änderungen, die nicht überprüft werden, oder „Änderungen seit dem letzten Speichern“ wünschen.
- OK klicken.
Dadurch wird sofort ein neues Arbeitsblatt erstellt, das alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen auflistet.
Akzeptieren/Ablehnen von Änderungen
Wenn die Änderungen vorgenommen wurden, sind diese erst endgültig, wenn Sie diese Änderungen überprüfen. Dies kann nützlich sein, wenn Sie die überprüfte Datei von Ihrem Kollegen/Chef/Kunden haben und entscheiden müssen, welche Änderungen beibehalten und welche abgelehnt werden sollen.
Hier sind die Schritte zum Akzeptieren/Ablehnen von Änderungen in Excel:
- Wechseln Sie zur Registerkarte Überprüfung.
- Klicken Sie in der Gruppe "Änderungen" auf "Änderungen verfolgen" und wählen Sie "Änderungen akzeptieren/ablehnen".
- Geben Sie im Dialogfeld "Änderungen zum Akzeptieren oder Ablehnen auswählen" die Optionen Wann, Wer und Wo an.
- Unter „Wann“ können Sie alle noch nicht geprüften Änderungen auswählen oder ein Datum angeben.
- Unter „Wer“ können Sie auswählen, wessen Änderungen Sie überprüfen möchten.
- Unter „Wo“ können Sie einen Zellbereich auswählen, in dem Sie die Änderungen überprüfen möchten.
- OK klicken. Dadurch wird das Dialogfeld „Änderungen akzeptieren oder ablehnen“ geöffnet.
- Im Dialogfeld "Änderungen akzeptieren oder ablehnen" können Sie Änderungen einzeln akzeptieren oder alle Änderungen auf einmal akzeptieren/ablehnen.
Wenn Sie eine Änderung ablehnen, wird sie auf den ursprünglichen Wert zurückgesetzt.
Beachten Sie, dass Sie eine Änderung nicht rückgängig machen können, wenn Sie sie akzeptieren.
Deaktivieren der Nachverfolgung von Änderungen in Excel
Sobald Ihre Arbeit abgeschlossen ist, können Sie die Funktion zum Nachverfolgen von Änderungen in Excel deaktivieren. Dadurch werden alle vorhandenen blauen Kästchen in den Zellen entfernt und die Verfolgung weiterer Änderungen beendet.
Hier sind die Schritte zum Deaktivieren von "Änderungen verfolgen" in Excel:
- Wechseln Sie zur Registerkarte Überprüfung.
- Klicken Sie in der Gruppe "Änderungen" auf "Änderungen verfolgen" und wählen Sie "Änderungen hervorheben".
- Deaktivieren Sie im Dialogfeld "Änderungen hervorheben" die Option - "Änderungen während der Bearbeitung verfolgen". Dies teilt auch Ihre Arbeitsmappe.
- OK klicken.
- Sie sehen eine Eingabeaufforderung wie unten gezeigt. Klicken Sie auf Ja.
Unterschied zwischen Kommentaren und Änderungen verfolgen
Viele Leute ziehen es vor, Kommentare hinzuzufügen, während sie die Arbeit anderer Leute in Excel überprüfen.
Hier sind die Hauptunterschiede in den Funktionen „Kommentare“ und „Änderungen nachverfolgen“:
- Sie müssen den Inhalt einer Zelle nicht bearbeiten, um einen Kommentar zu hinterlassen. Änderungen verfolgen hingegen würde eine Notiz einfügen, wenn eine Änderung in der Zelle vorgenommen wird.
- Das Hinzufügen von Kommentaren ist ein manueller Vorgang, während das Nachverfolgen von Änderungen, wenn aktiviert, automatisch alles aufzeichnen würde, was im Arbeitsblatt passiert.
- Sie können keine Liste aller Kommentare separat in einem Arbeitsblatt erhalten (es sei denn, Sie verwenden VBA wie hier gezeigt), während Sie sie mit der Tracking-Funktionalität mit einem einfachen Klick erhalten.
- Wenn Sie Änderungen nachverfolgen in Excel aktivieren, sind einige der Funktionen deaktiviert. Dies ist bei Kommentaren nicht der Fall.
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