Video ansehen - Verwenden von Flash Fill in Excel (Beispiele)
Flash Fill ist ein erstaunliches Tool, das in Excel 2013 hinzugefügt wurde und danach in allen Versionen verfügbar ist.
Sie können Flash Fill in Excel verwenden, um die Dateneingabe zu vereinfachen. Es ist ein intelligentes Tool, das versucht, Muster basierend auf Ihrer Dateneingabe zu erkennen und dies für Sie erledigt.
Einige einfache Beispiele für die Verwendung von Flash Fill könnten sein, den Vornamen aus dem vollständigen Namen abzurufen, Namensinitialen abzurufen, Telefonnummern zu formatieren usw.
Verwenden von Flash Fill in Excel - Beispiele
Hier sind einige Beispiele, bei denen Flash Fill wirklich Zeit sparen kann, indem Muster erkannt und die Dateneingabe vereinfacht wird.
Beispiel 1 - Holen Sie sich den Vornamen aus dem vollständigen Namen
Angenommen, Sie haben einen Datensatz wie unten gezeigt:
Bis zum Erscheinen von Excel Flash Fill bestand die Möglichkeit, den Vornamen aus dem vollständigen Namen zu erhalten, darin, Text in Spalten zu verwenden oder Excel-Funktionen zu verwenden.
Aber jetzt können Sie die Ergebnisse sofort mit dem neuen Tool auf dem Block erhalten - Flash Fill in Excel.
So können Sie Flash Fill in Excel verwenden, um den Vornamen zu erhalten:
- Wählen Sie die Zelle neben der Zelle aus, die die Daten enthält (in diesem Fall B2).
- Geben Sie die Daten ein (hier Vorname).
- Wählen Sie die Zelle direkt unter der Zelle aus, in der Sie Daten eingegeben haben (in diesem Fall B3).
- Gehen Sie zur Registerkarte Daten und klicken Sie in der Gruppe Datentools auf Flash Fill.
Excel Flash Fill würde automatisch alle Zellen mit dem Vornamen aus dem Datensatz füllen.
Es ist im Handumdrehen erledigt (und daher der Name Excel Flash Fill).
Die Tastenkombination zur Verwendung von Flash Fill in Excel ist Strg + E.
Hinweis: Flash Fill ist in Excel für Mac-Versionen noch nicht verfügbar.Beispiel 2 - Holen Sie sich die Initialen aus dem Namen
Da Flash Fill durch das Identifizieren von Mustern funktioniert, können Sie es verwenden, um die Initialen des Vor- und Nachnamens zu erhalten.
Angenommen, Sie haben einen Datensatz wie unten gezeigt:
Hier sind die Schritte mit Flash Fill in Excel, um die Initialen zu erhalten:
- Wählen Sie die Zelle neben der Zelle aus, die die Daten enthält (in diesem Fall B2).
- Geben Sie die Initiale des Vornamens in die Auswahlzelle ein.
- Wählen Sie die Zelle direkt unter der Zelle aus, in der Sie Daten eingegeben haben (in diesem Fall B3).
- Gehen Sie zur Registerkarte Daten und klicken Sie in der Gruppe Datentools auf Flash Fill.
Excel Flash Fill würde automatisch alle Zellen mit den Initialen des Vornamens füllen.
Beispiel 3 – Verketten von Namen in einem anderen Format
Während Sie Flash Fill in Excel verwenden können, um Daten aufzuteilen (in Vornamen oder Initialen, wie in Beispiel 1 und 2 oben gezeigt), können Sie es auch verwenden, um Zellen zusammenzuführen.
Angenommen, Sie haben einen Datensatz wie unten gezeigt:
Die Absicht hier ist, die Namen im folgenden Format zu kombinieren - Nachname, Vorname. Zum Beispiel würden Tony und Stark sich zusammenschließen, um Stark, Tony zu geben.
So können Sie mit Flash Fill in Excel Namen kombinieren:
- Wählen Sie die Zelle neben der Zelle aus, die die Daten enthält (in diesem Fall B2).
- Geben Sie die Zelle mit dem kombinierten Namen im gewünschten Format ein.
- Wählen Sie die Zelle direkt unter der Zelle aus, in der Sie Daten eingegeben haben (in diesem Fall B3).
- Gehen Sie zur Registerkarte Daten und klicken Sie in der Gruppe Datentools auf Flash Fill.
Excel Flash Fill würde automatisch alle Zellen füllen, in denen die Namen im angegebenen Format kombiniert werden.
Beispiel 4 – Abrufen von Benutzernamen von E-Mail-Adressen
Angenommen, Sie haben einen Datensatz wie unten gezeigt:
Die Absicht hier ist, den Benutzernamen aus der E-Mail-ID zu erhalten (z. B. um „tonystark“ von [email protected] zu erhalten).
So können Sie Flash Fill in Excel verwenden, um die Benutzernamen aus E-Mail-IDs abzurufen:
- Wählen Sie die Zelle neben der Zelle aus, die die Daten enthält (in diesem Fall B2).
- Geben Sie die Zelle mit dem Benutzernamen aus der E-Mail-ID aus der Zelle links ein.
- Wählen Sie die Zelle direkt unter der Zelle aus, in der Sie Daten eingegeben haben (in diesem Fall B3).
- Gehen Sie zur Registerkarte Daten und klicken Sie in der Gruppe Datentools auf Flash Fill.
Excel Flash Fill würde automatisch alle Zellen füllen, in denen die Benutzernamen aus den jeweiligen E-Mail-IDs enthalten sind.
Beispiel 5 – Telefonnummern formatieren
Sie können Flash Fill sowohl mit Text als auch mit Zahlen verwenden.
Hier ist ein Beispiel, in dem Sie die Telefonnummern mit Excel Flash Fill formatieren können.
Angenommen, Sie haben einen Datensatz wie unten gezeigt:
Die Absicht hier ist, die Telefonnummer im folgenden Format zu erhalten: XXX-XXX-XXXX.
So können Sie Flash Fill in Excel verwenden, um die Telefonnummer im gewünschten Format zu erhalten:
- Wählen Sie die Zelle neben der Zelle mit der Telefonnummer aus (in diesem Fall B2).
- Geben Sie die Zelle mit der Telefonnummer im gewünschten Format ein.
- Wählen Sie die Zelle direkt unter der Zelle aus, in der Sie Daten eingegeben haben (in diesem Fall B3).
- Gehen Sie zur Registerkarte Daten und klicken Sie in der Gruppe Datentools auf Flash Fill.
Excel Flash Fill würde automatisch alle Zellen mit den Telefonnummern im angegebenen Format füllen.
Beispiel 6 – Extrahieren bestimmter Datenpunkte (z. B. Stadt aus Adresse)
Sie können Flash Fill in Excel verwenden, um ein Teil aus einem Datensatz zu extrahieren.
Angenommen, Sie haben einen Datensatz wie unten gezeigt:
Die Absicht hier ist, den Zustandscode von jeder Adresse zu erhalten.
Hier sind die Schritte, um den Statuscode von der Adresse mit Flash Fill in Excel abzurufen:
- Wählen Sie die Zelle neben der Zelle mit der Telefonnummer aus (in diesem Fall B2).
- Geben Sie in die Zelle den Statuscode von der Adresse links ein.
- Wählen Sie die Zelle direkt unter der Zelle aus, in der Sie Daten eingegeben haben (in diesem Fall B3).
- Gehen Sie zur Registerkarte Daten und klicken Sie in der Gruppe Datentools auf Flash Fill.
Dies würde sofort alle Zustandscodes in Spalte B extrahieren.
Auf ähnliche Weise können Sie auch PIN-Codes extrahieren.
Einschränkungen von Flash Fill in Excel
Obwohl Flash Fill ein erstaunliches Werkzeug ist, ist es wichtig, seine Grenzen zu kennen, bevor Sie es bei großen und wichtigen Datensätzen verwenden:
- Das Ergebnis von Flash Fill ist statisch. Dies bedeutet, dass sich das Flash Fill-Ergebnis nicht ändert, wenn Sie den ursprünglichen Datensatz ändern.
- Flash Fill ignoriert Zellen mit einem Leerzeichen darin. Wenn Sie Flash Fill verwenden, stellen Sie sicher, dass die Zellen, in denen das Ergebnis erscheinen würde, kein Leerzeichen enthalten. Wenn dies der Fall ist, würde Excel Flash Fill dies einfach ignorieren.
- In einigen Fällen kann Flash Fill bei der Identifizierung des Musters fehlschlagen und zu falschen Ergebnissen führen. Wenn beispielsweise die zweiten Vornamen extrahiert werden und Namen ohne zweiten Vornamen vorhanden sind, würde Flash Fill die falschen Ergebnisse liefern (wie unten gezeigt).
Excel-Flash-Fill-Fehler
Wenn Flash Fill ein Muster nicht erkennen kann, kann es einen Fehler wie unten gezeigt anzeigen:
In einem solchen Fall können Sie ein paar weitere Zellen füllen, damit Flash Fill ein Muster erkennen kann, oder die Idee, Flash Fill zu verwenden, aufgeben und stattdessen Excel-Funktionen verwenden.
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