So aktivieren Sie AutoSave in Excel (eine einfache Anleitung)

Obwohl Excel mit jeder neuen Version kontinuierlich verbessert wurde, kann es immer noch vorkommen, dass es ab und zu abstürzt (insbesondere wenn Sie mit einem großen Datensatz arbeiten).

Und manchmal kann dies ein Faktor außerhalb von Excel sein - wie ein Stromausfall oder Ihr System hängt aufgrund eines anderen Problems als Excel.

Um in solchen Fällen sicherzustellen, dass Sie Ihre Daten nicht verlieren, verfügt Excel über eine AutoSave-Funktion – die, wie der Name schon sagt, Ihre Arbeit automatisch speichert.

Wenn die automatische Speicherung aktiviert ist, speichert Excel Ihre Arbeit in regelmäßigen Abständen, wodurch sichergestellt wird, dass Sie nicht viel von Ihrer Arbeit verlieren (maximal können einige Minuten Arbeit verloren gehen).

In diesem Tutorial zeige ich Ihnen, wie Sie AutoSave in Excel aktivieren und alle wichtigen Dinge, die Sie darüber wissen müssen.

Notiz: AutoSave ist eine neue Funktion in Office365, mit der Sie in Echtzeit speichern können, wenn Dateien in OneDrive oder SharePoint gespeichert werden. Falls Sie frühere Versionen (Excel 2010/2013/2016/2019) verwenden, haben Sie die Option Save AutoRecover Information, die nicht in Echtzeit ist, sondern Ihre Arbeit in regelmäßigen Abständen speichert.

AutoSave vs AutoRecover

AutoSpeichern ist eine neue Funktion in Excel Office 365, während AutoRecover auch in früheren Versionen vorhanden war.

Mit AutoSave können Sie Ihre Arbeit in Echtzeit speichern, wenn Sie Ihre Excel-Dateien in OneDrive oder SharePoint speichern.

Im Gegensatz dazu ist "Save AutoRecover Information" eine Option, die Ihre Arbeit automatisch alle 10 Minuten (oder einen von Ihnen angegebenen Zeitraum) speichert. Wenn diese Option aktiviert ist, wird eine temporäre Kopie Ihrer Arbeit aufbewahrt und alle 10 Minuten gespeichert.

Falls Ihr System unerwartet herunterfährt, können Sie die vorübergehend gespeicherte Datei dennoch wiederherstellen (mit der Funktion zur automatischen Wiederherstellung).

In diesem Tutorial werde ich diese beiden Funktionen behandeln.

Aktivieren Sie AutoSpeichern in Excel über das Dialogfeld Optionen

Sie können AutoSpeichern aktivieren sowie Informationen zur automatischen Wiederherstellung (d. h. um Dateien automatisch in einem bestimmten Zeitintervall zu speichern) in Excel über das Dialogfeld Optionen speichern. Sobald dies erledigt ist, wird dies für alle Arbeitsmappen aktiviert, die Sie auf diesem System bearbeiten.

Denken Sie daran, dass AutoSave nur für Office365-Benutzer verfügbar ist. Wenn Sie kein O365 haben, können Sie nur AutoWiederherstellen verwenden.

Nachfolgend finden Sie die Schritte zum Aktivieren der automatischen Speicherung in Excel:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei
2. Klicken Sie auf Optionen
3. Klicken Sie im Dialogfeld Excel-Optionen auf die Option Speichern auf der linken Seite
4. Aktivieren Sie die Option - Kontrollkästchen "AutoWiederherstellen-Informationen speichern alle". Standardmäßig beträgt der Wert 10 Minuten, Sie können jedoch bei Bedarf einen niedrigeren oder höheren Wert auswählen.
5. Aktivieren Sie die Option – „OneDrive- und SharePoint Online-Dateien standardmäßig in Excel automatisch speichern“. Diese Option funktioniert nur für Office 365 und speichert Ihre Arbeit in Echtzeit (alle paar Sekunden).
6. OK klicken

Die obigen Schritte würden sicherstellen, dass Ihre Arbeit alle 10 Minuten automatisch gespeichert wird.

Beachten Sie, dass Ihre Dateien im neuesten Dateiformat (d. h. XLSX und nicht XLS) vorliegen müssen, damit das automatische Speichern von OneDrive- und SharePoint Online-Dateien standardmäßig in Excel funktioniert.

Andere nützliche Optionen, die Sie verwenden können:

• Behalte die letzte AutoRecovered-Version, wenn ich schließe, ohne zu speichern: Während Excel Ihre Arbeit alle 10 Minuten speichert (wenn AutoSave aktiviert ist), stellt die Aktivierung dieser Option sicher, dass Sie nicht einmal die Arbeit zwischen diesen 10 Minuten verlieren (falls Ihr System abstürzt oder ein Stromausfall auftritt). Wenn diese Option aktiviert ist, zeigt Excel Ihnen die Option zum automatischen Wiederherstellen aller nicht gespeicherten Dateien/Daten an.
• Speicherort der AutoRecover-Datei: Dies ist der Ort, an dem Excel nicht gespeicherte Dateien speichert. Sie können diesen Speicherort ändern, wenn Sie möchten. Falls Sie nicht der Administrator sind, können Sie dies möglicherweise nicht ändern.

Wenn AutoSave aktiviert ist (mit Dateien, die auf Onedrive oder SharePoint gespeichert sind), wird beim Schließen der Datei keine Aufforderung zum Speichern nicht gespeicherter Änderungen angezeigt (da diese Änderungen alle paar Sekunden gespeichert werden).

Falls Sie der Datei einen VB-Code (Makro) hinzufügen, wird AutoSave angehalten und Sie werden aufgefordert, diese Datei als Makro-fähiges fike (.xlsm-Format) zu speichern.

Mit AutoSave können Excel-Benutzer jetzt Dateien freigeben und Änderungen in Echtzeit vornehmen. Außerdem können Sie den Versionsverlauf anzeigen und bei Bedarf zu einer früheren Version zurückkehren. Wenn Sie eine alte Datei mit dem Versionsverlauf öffnen, wird sie schreibgeschützt geöffnet und Sie können sie bei Bedarf unter einem neuen Namen speichern.

Hinzufügen von AutoSave zu QAT (für Office 365)

Wenn Sie OneDrive oder SharePoint verwenden, können Sie auch die Option zum automatischen Speichern in der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen (nur in Office 365 verfügbar).

Auf diese Weise können Sie das automatische Speichern (in SharePoint oder OneDrive) mit einem einzigen Klick aktivieren (es ist eine Umschaltfläche).

Obwohl ich festgestellt habe, dass es standardmäßig in meinem Office365-Abonnement verfügbar ist, können Sie AutoSave mit den folgenden Schritten zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen, falls Sie es nicht haben:

1. Klicken Sie auf das Symbol Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen
2. Klicken Sie auf die Option Automatisch speichern

Falls Sie die Option „Automatisch speichern“ im Dropdown-Menü nicht sehen, klicken Sie auf Mehr Befehl und verwenden Sie das Dialogfeld Excel-Optionen, um die Option zum automatischen Speichern in der QAT hinzuzufügen.

Ein Problem mit AutoSave (Speichern unter vs. Kopie speichern)

Wenn Sie AutoSpeichern aktivieren und die Datei in OneDrive oder SharePoint speichern, werden Sie feststellen, dass die Option "Speichern unter" nicht mehr angezeigt wird. Stattdessen sehen Sie die Option "Kopie speichern" (mehr dazu hier)

Wenn AutoSpeichern aktiviert ist und Ihre Arbeit alle paar Sekunden gespeichert wird, können einige Änderungen nicht vorgenommen und als neue Datei gespeichert werden.

Wenn Sie beispielsweise mit einer alten Datei beginnen, 20 Minuten daran arbeiten und eine Kopie speichern, haben Sie sowohl die alte Datei als auch die neue Datei mit 20 Minuten der neuesten Arbeit. Dies ist jedoch nicht möglich, wenn AutoSave aktiviert ist und Ihre Arbeit alle paar Sekunden gespeichert wird.

Deshalb haben Sie jetzt die ‘Speichere eine Kopie‘, mit der Sie eine Kopie erstellen und dann die Änderungen vornehmen können.

Falls sich Ihre Excel-Dateien nicht auf OneDrive oder SharePoint befinden, wird weiterhin die Option „Speichern unter“ angezeigt.

Verwenden von Tools von Drittanbietern wie DropBox oder Google Drive

Sie können auch die Versionsverlaufsoptionen für Excel-Dateien mit Speicheroptionen wie Dropbox und Google Drive abrufen.

Diese Tools prüfen einfach, ob Änderungen an der Datei vorgenommen wurden und speichern die vorherige Version. Sie können dann zu diesen Versionen zurückkehren, wenn Sie möchten.

Einer der Vorteile der Verwendung dieser Drittanbietertools besteht darin, dass Sie problemlos mit Personen zusammenarbeiten können, die OneDrive nicht verwenden.

Da Google Drive und Dropbox in der Regel von vielen gegenüber OneDrive bevorzugt werden, ist dies hilfreich, wenn Sie mit Teams/Clients arbeiten, die diese Optionen verwenden.

Die einzige Einschränkung besteht darin, sicherzustellen, dass Sie keine vertraulichen Daten in diesen Cloud-Speicherdiensten aufbewahren.

Datei vor dem Schließen automatisch mit VBA speichern

AutoSave ist eine erstaunliche Funktion und macht die Arbeit mit Excel sehr stressfrei – mit dem Wissen, dass die Daten nicht verloren gehen.

Falls Sie nicht über Office 365 verfügen (was bedeutet, dass Sie auch nicht über die AutoSave-Funktion verfügen), müssen Sie sich auf die AutoRecover-Funktion von Excel verlassen.

Eine andere Option, die Sie verwenden können, besteht darin, einen einfachen VBA-Code zu verwenden, der sicherstellt, dass Ihre Datei gespeichert wird, bevor Sie sie schließen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie Ihre Arbeit nicht verlieren, weil Sie die Datei vor dem Speichern geschlossen haben.

Hinweis: Dies ist nur sinnvoll, wenn Sie Office 365 nicht mit OneDrive oder SharePoint verwenden. Wenn ja, können Sie jederzeit zu früheren Versionen zurückkehren und Ihre Dateien werden trotzdem automatisch gespeichert.

Im Folgenden sind die Schritte aufgeführt, die VBA verwenden, um eine Datei zu speichern, bevor die Arbeitsmappe geschlossen wird:

1. Öffnen Sie die Arbeitsmappe, in der Sie diesen VBA-Code zum Speichern vor dem Schließen aktivieren möchten.
2. Halten Sie die ALT-Taste gedrückt und drücken Sie die Taste F11 (oder Befehl + Wahl + F11 auf dem Mac). Dies öffnet den VB-Editor.
3. Doppelklicken Sie im Projekt-Explorer auf das ThisWorkbook-Objekt (für die Datei, in der Sie diesen Code hinzufügen möchten).
4. Kopieren Sie den folgenden Code und fügen Sie ihn in das Codefenster von ThisWorkbook ein:

   Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) ThisWorkbook.Save End Sub

5. Schließen Sie den VB-Editor

Wenn nun eine Änderung in der Arbeitsmappe vorgenommen wird und Sie sie vor dem Speichern schließen, wird zuerst dieser Code ausgeführt (da dies ein VBA-Ereignis ist, das basierend auf einem Ereignis ausgeführt wird - in diesem Fall das Schließen der Arbeitsmappe). Dieser Code speichert zuerst die Arbeitsmappe und schließt sie dann.

Falls Sie die Datei noch nicht gespeichert haben, wird eine Eingabeaufforderung angezeigt, in der Sie aufgefordert werden, den Speicherort anzugeben, an dem die Datei gespeichert werden soll.

Falls Sie Ihre vorhandene Datei nicht überschreiben möchten, können Sie den Code auch so ändern, dass die Datei mit einem Zeitstempel gespeichert wird. So geht Ihre Arbeit nicht verloren und Sie können auch zu einer früheren Version zurückkehren.

Unten ist der VBA-Code, der die Datei mit dem Datums- und Zeitstempel im Dateinamen speichert:

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) wbname = ThisWorkbook.Name timestamp = Format(Jetzt, "ddmmmyyy-hhmmss") ThisWorkbook.SaveAs timestamp & wbname End Sub

Dadurch wird die neue Datei mit einem Zeitstempel im Namen an demselben Ort gespeichert, an dem die alte Datei gespeichert ist. Wenn die Datei in einem bestimmten Ordner gespeichert werden soll, können Sie diesen Speicherort im Code angeben.

Dies ist also alles, was Sie wissen sollten, um AutoSave in Excel zu aktivieren und es effizient zu verwenden. Und wenn Sie Office 365 nicht verwenden und daher nicht über AutoSave verfügen, können Sie die AutoWiederherstellen-Optionen dennoch konfigurieren und alle nicht gespeicherten Dateien wiederherstellen. Außerdem kann der VBA-Code verwendet werden, um sicherzustellen, dass die Dateien beim Schließen automatisch als Kopie gespeichert werden.

Ich hoffe, Sie fanden dieses Tutorial nützlich!