10 Tipps zur Excel-Dateneingabe, die Sie nicht verpassen dürfen

Excel ist ein erstaunliches Werkzeug mit faszinierenden Fähigkeiten zur Analyse von Daten (sei es mithilfe von Funktionen, Diagrammen oder Dashboards). Die einfache Eingabe und Speicherung von Daten in Excel macht es zu einer überzeugenden Wahl.

In diesem Blogbeitrag habe ich 10 nützliche Tipps zur Excel-Dateneingabe aufgelistet, die Sie effizienter machen und viel Zeit sparen.

#1 Verwenden Sie das Excel-Dateneingabeformular

Mit dem Excel-Dateneingabeformular können Sie Datensätze zu einem vorhandenen Datensatz hinzufügen. Es gibt ein Popup-Formular, das vom Benutzer ausgefüllt werden kann. Dies ist besonders praktisch, wenn der Datensatz viele Spalten hat und Sie beim Eingeben von Datenpunkten immer wieder nach rechts und links scrollen müssen.

Die Datenformularfunktion ist im Excel-Menüband noch nicht verfügbar. Wir müssen es zuerst verfügbar machen, indem wir es der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen.

Hinzufügen eines Excel-Dateneingabeformulars zur Symbolleiste für den Schnellzugriff

1. Gehen Sie zur Symbolleiste für den Schnellzugriff, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen.
   
2. Wählen Sie im Dialogfeld Excel-Optionen Alle Befehle aus und gehen Sie zu Formular. Wählen Sie Formular und drücken Sie Hinzufügen. Dadurch wird das Symbol für Datenformulare zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzugefügt.
   

Verwenden des Excel-Dateneingabeformulars

1. Wählen Sie eine beliebige Zelle im Datenbereich aus und klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf das Symbol Datenformular.
2. Im Formular Popup-Daten werden alle Spaltentitel vertikal aufgelistet. Geben Sie die Daten in das angrenzende Textfeld für jede Überschrift ein.
3. Nachdem Sie die Daten eingegeben haben, drücken Sie die Eingabetaste.
4. Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Datensatz hinzuzufügen.

Mithilfe des Excel-Dateneingabeformulars können Sie auch durch die vorhandenen Daten navigieren (Zeile für Zeile) oder Daten suchen, indem Sie die Kriterien angeben (versuchen Sie dies, indem Sie auf die Schaltfläche Kriterien klicken).

#2 Geben Sie schnell Zahlen mit festen Dezimalzahlen ein

Wenn Sie in einer Situation sind, in der Sie Daten in Excel manuell eingeben müssen, die auch einen Dezimalteil enthalten, kann dieser Trick sehr nützlich sein. Angenommen, Sie müssen die Noten für Schüler in Prozent mit bis zu 2 Dezimalstellen eingeben. Sie können eine Funktion aktivieren, bei der Sie einfach die Zahlen eingeben, ohne jedes Mal die Punkttaste drücken zu müssen. Um dies zu aktivieren:

1. Gehen Sie zu Datei -> Optionen.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Excel-Optionen die Option Erweitert aus.
3. Aktivieren Sie in den erweiterten Optionen die Option „Dezimalpunkt automatisch einfügen“.
4. Geben Sie die gewünschte Anzahl von Dezimalstellen an (zum Beispiel 2 in diesem Fall).

Wenn Sie nun eine Zahl eingeben, setzt Excel automatisch die letzten 2 Stellen nach dem Komma. Aus 1 wird 0,01, aus 10 wird 0,1, aus 100 wird 1, 2467 wird zu 24,67 und so weiter…

Wenn Sie mit der Dateneingabe fertig sind, schalten Sie sie einfach aus, indem Sie die gleiche Option deaktivieren.

#3 Ordinalzahlen automatisch zu Zahlen hinzufügen

Ja, Sie können eine Kombination von Excel-Funktionen (wie VALUE, RIGHT, IF, OR) verwenden, um Ordinalzahlen hinzuzufügen („st“ in 1., „nd“ in 2. usw.).

Hier ist die Formel:

=A1&IF(OR(VALUE(RIGHT(A1,2))={11,12,13}),"th",IF(OR(VALUE(RIGHT(A1))={1,2,3}),CHOOSE (RECHTS(A1),"st","nd","rd"),"th"))

#4 Ausfüllen mit Strg + D

Dies ist ein raffinierter Excel-Dateneingabetrick. Wenn Sie die obige Zelle kopieren müssen, drücken Sie einfach Strg + D.

Es kopiert sowohl den Inhalt als auch die Formatierung. Wenn die obige Zelle eine Formel enthält, wird die Formel kopiert (mit angepassten Referenzen).

Dies funktioniert auch für mehr als eine Zelle. Wenn Sie also die gesamte obere Zeile kopieren möchten, wählen Sie die aktuelle Zeile aus und drücken Sie Strg + D.

Wenn Sie mehr als eine Zelle/Zellen auswählen, wird die obige Zelle in alle Zellen kopiert.

Siehe auch: 200+ Excel-Tastaturkürzel.

#5 Geben Sie schnell Datum/Uhrzeit in Excel-Zellen ein

Erinnern Sie sich nicht an das aktuelle Datum? Keine Sorge, drück einfach Steuerung +; (Semikolon-Taste) und es wird das aktuelle Datum in die Zelle eingetragen.

Ebenso können Sie die aktuelle Uhrzeit eingeben, indem Sie die Tastenkombination verwenden Strg + Umschalt + : (Doppelpunkttaste)

Denken Sie daran, dass dies absolute Werte sind und sich nicht ändern, wenn sich Datum oder Uhrzeit ändern. Wenn Sie einen dynamischen Datums- und Uhrzeitwert haben möchten, der sich jedes Mal ändert, wenn Sie die Arbeitsmappe öffnen oder eine Neuberechnung durchgeführt wird, verwenden Sie die Funktionen HEUTE und JETZT.

Siehe auch: So fügen Sie Datums- und Zeitstempel automatisch in Excel ein.

#6 Strg + Eingabetaste, um die gesamte Auswahl mit Inhalt in der aktiven Zelle zu füllen

Wenn Sie in Excel mehrere Zellen auswählen, ist eine der Zellen mit heller Schattierung (im Vergleich zu den übrigen ausgewählten Zellen) die aktive Zelle. Wenn Sie bei der Auswahl etwas in die aktive Zelle eingeben und drücken Strg + Eingabetaste, wird der Wert in alle ausgewählten Zellen eingefügt.

Dies gilt auch für Formeln. Wenn Sie eine Formel in die aktive Zelle eingeben und Strg + Eingabe drücken, erhalten alle Zellen diese Formel (mit angepassten Referenzen).

#7 Alt + Pfeil nach unten, um eine Liste aller eindeutigen Werte in dieser Spalte zu erhalten

Dies kann einige Zeit sparen, die Sie sonst beim Tippen verschwenden würden. Angenommen, Sie geben Daten in eine Spalte mit dem Aktivitätsstatus (To be Done, Completed) ein. Anstatt den Status immer wieder einzugeben, müssen Sie ihn nur in ein paar Zellen eingeben, und dann können Sie die Tastenkombination Alt + Pfeil nach unten verwenden. Es gibt Ihnen die Liste aller eindeutigen Einträge, und Sie können schnell aus der Liste auswählen.

Wenn Sie aus vordefinierten Optionen auswählen möchten, können Sie eine Dropdown-Liste erstellen.

#8 Schnelles Durchsuchen mehrerer Arbeitsblatt-Registerkarten in einer Arbeitsmappe

Dieser spart jede Menge Zeit. Verwenden Sie einfach die Tastenkombination Strg + Bild auf/Bild ab, um durch mehrere Arbeitsblattregisterkarten in einer Arbeitsmappe zu navigieren.

Siehe auch: 200+ Excel-Tastaturkürzel.

#9 Geben Sie langen Text ein, indem Sie Abkürzungen verwenden

Wenn Sie in Ihrem Arbeitsblatt immer wieder lange Namen oder Schlüsselwörter eingeben müssen, bietet sich dieser Trick an.

Sie möchten beispielsweise, dass Excel bei jeder Eingabe von ABC automatisch durch ABC Technology Corporation Limited ersetzt wird.

Etwas wie unten gezeigt:

Diese Funktion kann mit den Autokorrektur-Optionen aktiviert werden. Lesen Sie, wie Sie es aktivieren.

#10 Geben Sie Daten in nicht zusammenhängenden Bereichen ein

Angenommen, Sie haben eine Vorlage wie unten gezeigt und müssen Daten in alle rot markierten Zellen in der durch die Pfeile angegebenen Reihenfolge eingeben.

Hier ist eine schnelle Möglichkeit, dies zu tun:

• Wählen Sie alle Zellen aus, in die Sie die Daten eingeben müssen (drücken Sie die Strg-Taste und wählen Sie nacheinander aus).
  • Beginnen Sie mit der zweiten Zelle in Ihrer Sequenz der Dateneingabe (beginnen mit D3). Wählen Sie zuletzt die erste Zelle B3 (wo die Dateneingabe beginnt).
• Gehen Sie nach der Auswahl zum Namensfeld (das sich auf der linken Seite der Bearbeitungsleiste befindet).
• Geben Sie einen beliebigen Namen ohne Leerzeichen ein.
• Das ist es!! Wählen Sie den benannten Bereich aus, indem Sie auf die Dropdown-Liste Namensfeld klicken. Geben Sie nun Ihre Daten ein und verwenden Sie Eingabe/Tab um zur nächsten Zelle zu springen.

Lesen Sie mehr über diesen Trick.

Dies sind meine Top-Ten-Tipps zur Excel-Dateneingabe, die Ihre Produktivität erheblich verbessern und Zeit sparen können.

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