Erstellen eines Dropdown-Filters zum Extrahieren von Daten basierend auf der Auswahl

Video ansehen - Daten mit einer Dropdown-Liste in Excel extrahieren

In diesem Tutorial zeige ich Ihnen, wie Sie in Excel einen Dropdown-Filter erstellen, damit Sie Daten basierend auf der Auswahl aus der Dropdown-Liste extrahieren können.

Wie im Bild unten gezeigt, habe ich eine Dropdown-Liste mit Ländernamen erstellt. Sobald ich ein Land aus dem Dropdown-Menü auswähle, werden die Daten für dieses Land rechts extrahiert.

Beachten Sie, dass alle Datensätze für Indien extrahiert werden, sobald ich Indien aus dem Dropdown-Filter auswähle.

Extrahieren Sie Daten aus der Dropdown-Listenauswahl in Excel

Hier sind die Schritte zum Erstellen eines Dropdown-Filters, der Daten für das ausgewählte Element extrahiert:

1. Erstellen Sie eine eindeutige Liste von Elementen.
2. Fügen Sie einen Dropdown-Filter hinzu, um diese einzigartigen Elemente anzuzeigen.
3. Verwenden Sie Hilfsspalten, um die Datensätze für das ausgewählte Element zu extrahieren.

Lassen Sie uns tief eintauchen und sehen, was in jedem dieser Schritte getan werden muss.

Erstellen Sie eine einzigartige Liste von Elementen

Obwohl es in Ihrem Dataset Wiederholungen eines Elements geben kann, benötigen wir eindeutige Elementnamen, damit wir daraus einen Dropdown-Filter erstellen können.

Im obigen Beispiel besteht der erste Schritt darin, die eindeutige Liste aller Länder zu erhalten.

Hier sind die Schritte, um eine eindeutige Liste zu erhalten:

1. Wählen Sie alle Länder aus und fügen Sie sie an einem anderen Teil des Arbeitsblatts ein.
2. Gehen Sie zu Daten -> Duplikate entfernen.
3. Wählen Sie im Dialogfeld Duplikate entfernen die Spalte aus, in der sich die Länderliste befindet. Dadurch erhalten Sie eine eindeutige Liste, wie unten gezeigt.

Jetzt verwenden wir diese eindeutige Liste, um die Dropdown-Liste zu erstellen.

Siehe auch: Der ultimative Leitfaden zum Suchen und Entfernen von Duplikaten in Excel.

Erstellen des Dropdown-Filters

Hier sind die Schritte zum Erstellen einer Dropdown-Liste in einer Zelle:

1. Gehen Sie zu Daten -> Datenvalidierung.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Datenvalidierung die Registerkarte Einstellungen.
3. Wählen Sie auf der Registerkarte "Einstellungen" im Dropdown-Menü "Liste" und im Feld "Quelle" die eindeutige Liste der Länder aus, die wir erstellt haben.
4. OK klicken.

Das Ziel besteht nun darin, ein beliebiges Land aus der Dropdown-Liste auszuwählen, und das sollte uns die Liste der Datensätze für das Land geben.

Dazu müssten wir Hilfsspalten und Formeln verwenden.

Erstellen Sie Hilfsspalten, um die Datensätze für das ausgewählte Element zu extrahieren

Sobald Sie die Auswahl aus dem Dropdown-Menü treffen, müssen Sie Excel automatisch die Datensätze identifizieren, die zu diesem ausgewählten Element gehören.

Dies kann mit drei Hilfsspalten erfolgen.

Hier sind die Schritte zum Erstellen von Hilfsspalten:

• Helferspalte #1 - Geben Sie die Seriennummer für alle Datensätze ein (20 in diesem Fall können Sie dazu die Funktion ROWS() verwenden).
• Helferspalte #2 - Verwenden Sie diese einfache IF-Funktionsfunktion: =IF(D4=$H$2,E4",")
  • Diese Formel prüft, ob das Land in der ersten Zeile mit dem Land im Dropdown-Menü übereinstimmt. Wenn ich also Indien auswähle, wird geprüft, ob in der ersten Zeile Indien als Land angegeben ist oder nicht. Wenn es True ist, wird diese Zeilennummer zurückgegeben, andernfalls wird ein Leerzeichen ("") zurückgegeben. Wenn wir nun ein Land auswählen, werden nur die Zeilennummern (in der zweiten Hilfsspalte) angezeigt, die das ausgewählte Land enthalten. (Wenn beispielsweise Indien ausgewählt ist, sieht es wie im Bild unten aus).

Jetzt müssen wir nur die Daten für diese Zeilen extrahieren, wodurch die Zahl angezeigt wird (da es sich um die Zeile handelt, die dieses Land enthält). Wir wollen jedoch diese Datensätze ohne die Leerzeichen nacheinander. Dies kann mit einer dritten Hilfsspalte erfolgen

• Dritte Helferspalte - Verwenden Sie die folgende Kombination von IFERROR- und SMALL-Funktionen:
  =WENNFEHLER(KLEIN($F$4:$F$23,E4)“,“)

Dies würde uns etwas geben, wie unten im Bild gezeigt:

Wenn wir nun die Zahl zusammen haben, müssen wir nur die Daten in dieser Zahl extrahieren. Dies kann ganz einfach mit der INDEX-Funktion erfolgen (verwenden Sie diese Formel in den Zellen, in denen das Ergebnis extrahiert werden soll):
=IFERROR(INDEX($B$4:$D$23,$G4,SPALTEN($J$3:J3)),””)

Diese Formel besteht aus 2 Teilen:
INDEX - Dies extrahiert die Daten basierend auf der Zeilennummer
WENNFEHLER - Diese Funktion gibt leer zurück, wenn keine Daten vorhanden sind

Hier ist eine Momentaufnahme von dem, was Sie schließlich erhalten:

Sie können nun die Originaldaten ausblenden, wenn Sie möchten. Außerdem können Sie die Originaldaten und die extrahierten Daten auch in zwei verschiedenen Arbeitsblättern speichern.

Fortfahren. Verwenden Sie diese Technik und beeindrucken Sie Ihren Chef und Ihre Kollegen (ein kleiner Angeber ist nie schlecht).

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