Eine Einführung in die Datenvalidierung in Excel

Mit der Datenvalidierung in Excel können Sie die Daten steuern, die in eine Zelle eingegeben werden können. Sie können den Benutzer darauf beschränken, nur einen bestimmten Zahlenbereich oder Text oder Datum einzugeben.

Sie können auch die Datenvalidierungsfunktion verwenden, um eine Excel-Dropdown-Liste zu erstellen (die definitiv eine der coolsten und leistungsstärksten Funktionen in Excel ist).

Zugriff auf die Datenvalidierung in Excel

Auf die Datenvalidierung in Excel kann über die Registerkarte Daten im Menüband zugegriffen werden.

In den meisten Fällen gibt es drei Situationen, in denen Sie die Datenvalidierung in Excel verwenden möchten:

• Wenn Sie die Dateneingabe auf bestimmte Zahlen/Text/Daten beschränken möchten. Daten, die die Validierungskriterien nicht erfüllen, sind nicht zulässig.
• Wenn Sie den Benutzer informieren möchten, wenn Daten außerhalb des zulässigen Bereichs eingegeben werden. Es sind jedoch alle Arten der Dateneingabe erlaubt.
• Wenn Sie den Benutzer anleiten, welche Daten einzugeben sind. Alle Arten von Dateneingaben sind erlaubt.

Lassen Sie uns diese Situationen nacheinander durchgehen:

Wenn Sie die Dateneingabe auf bestimmte Zahlen/Texte/Daten beschränken möchten

Mit der Datenvalidierung können Sie eine Bedingung für die Dateneingabe in eine Zelle/Zellen in Excel angeben. Einmal angegeben, erlaubt es dem Benutzer nicht, etwas einzugeben, das außerhalb des angegebenen Bereichs liegt. Sie können auf diese Funktion zugreifen, indem Sie das Dialogfeld zur Datenvalidierung öffnen und die Option Einstellungen auswählen

In der Dropdown-Liste können Sie die Bedingung auswählen, die Sie für einen Zellbereich anwenden möchten

• Beliebiger Wert - Ermöglicht die Eingabe eines beliebigen Werts in eine Zelle.
• Ganze Zahl - Erlaubt nur die Eingabe ganzer Zahlen mit zusätzlichen Bedingungen wie größer/kleiner als, zwischen/nicht zwischen, gleich/ungleich.
• Dezimal – Ermöglicht die Eingabe von Zahlen mit Dezimalstellen mit zusätzlichen Bedingungen wie größer/kleiner als, zwischen/nicht zwischen, gleich/ungleich.
• Liste - Erstellt ein Dropdown-Menü, indem eine Liste von Elementen erstellt wird (durch Bereichsauswahl oder benannter Bereich).
• Datum - Ermöglicht die Eingabe von Datumsangaben (oder ihrem Zahlenwert) mit zusätzlichen Bedingungen wie größer/kleiner als, zwischen/nicht zwischen, gleich/ungleich.
• Zeit - Ermöglicht die Eingabe der Zeit (oder ihres Zahlenwerts) mit zusätzlichen Bedingungen wie größer/kleiner als, zwischen/nicht zwischen, gleich/ungleich.
• Textlänge - Erlaubt Text mit der Bedingung für seine Länge.
• Benutzerdefiniert – Erlaubt Werte, die die angegebenen Kriterien erfüllen. Wenn ich beispielsweise die Formel =A1>10 verwende, sind in Zelle A1 nur Zahlen größer als 10 zulässig.

Immer wenn Sie Daten in eine Zelle eingeben, die gegen die angegebene Bedingung verstößt, wird ein Fehler angezeigt.

Wenn Sie den Benutzer informieren möchten, wenn Daten außerhalb des zulässigen Bereichs eingegeben werden (alle Arten von Dateneingaben sind zulässig)

Während es im vorherigen Abschnitt darum ging, den Benutzer bei der Dateneingabe auf einen bestimmten Bereich einzuschränken, geht es in diesem Abschnitt darum, den Benutzer zu warnen, wenn Daten außerhalb des Bereichs eingegeben werden. Die Dateneingabe ist jedoch weiterhin erlaubt. Dies kann durch Ändern der Fehlermeldungseinstellungen aktiviert werden.

Sie können die Fehlermeldung anpassen, indem Sie im Dialogfeld Datenvalidierung auf die Registerkarte Fehlerwarnung gehen. Es gibt drei Möglichkeiten:

• Fehler stoppen - Zeigt den Stoppfehler an und lässt den Benutzer keine Daten eingeben, die außerhalb des angegebenen Bereichs liegen.
• Warnung Fehler - Zeigt den Warnfehler an, lässt den Benutzer jedoch Daten eingeben, die außerhalb des angegebenen Bereichs liegen.
• Informationsfehler - Zeigt den Informationsfehler an, lässt den Benutzer jedoch die Daten eingeben, die außerhalb des angegebenen Bereichs liegen.

Wenn Sie den Benutzer anleiten, welche Daten eingegeben werden müssen (alle Arten von Dateneingaben sind zulässig)

Angenommen, Sie haben eine Liste von Mitarbeitern und möchten deren Eintrittsdatum abrufen. Es kann mehrere Formate für die Eingabe des Datums geben (z. B. 01.01.2014 oder 01.01.2014 oder 01.01.2014). Aus Gründen der Konsistenz ist es jedoch besser, alle Daten in einem Format zu erhalten. Es ist jedoch in Ordnung, wenn Benutzer es in einem anderen Format eingeben, da die Erfassung der Daten von größter Bedeutung ist.

So kann dies gemacht werden:

1. Wählen Sie eine beliebige Zelle aus und gehen Sie dann zur Registerkarte Daten -> Datenvalidierung
2. Wählen Sie im Dialogfeld Datenvalidierung die Registerkarte Eingabenachricht
3. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen "Eingabenachricht anzeigen, wenn Zelle ausgewählt ist" aktiviert ist
4. Geben Sie auf der Registerkarte Eingabenachricht den Titel (max. 32 Zeichen, optional) und die Eingabenachricht (max. 256 Zeichen) ein.
   
5. OK klicken. Wenn Sie nun entweder auf die Zelle klicken oder sie mit der Tastatur auswählen, wird die Nachricht angezeigt.

AchtungIon: Wenn Sie die Nachrichtenbox von ihrer Position verschieben, werden alle Nachrichtenboxen nur an dieser Position angezeigt. Daher ist es sicher, das Meldungsfeld nicht zu verschieben.

Verwandte Tutorials zur Datenvalidierung in Excel:

• Aktivieren Sie die Dateneingabe nur, wenn eine abhängige Zelle gefüllt ist.
• Verkleiden Sie Zahlen als Text in einem Dropdown-Menü zur Datenvalidierung.
• Erstellen Sie eine Dropdown-Liste für die abhängige Validierung.