Was sind externe Links oder Verweise?
Wenn Sie Formeln in Excel erstellen und auf einen Datenpunkt in einer anderen Arbeitsmappe verweisen, erstellt Excel einen Link zu dieser Arbeitsmappe.
Ihre Formel kann also wie folgt aussehen:
Beachten Sie, dass der gelb markierte Teil der externe Link ist (auch externe Referenz genannt). Dieser Teil der Formel weist Excel an, zu dieser Arbeitsmappe (Score.xlsx) zu wechseln und auf die angegebene Zelle in der Arbeitsmappe zu verweisen.
Der Vorteil eines externen Links in Ihrer Formel besteht darin, dass Sie ihn automatisch aktualisieren können, wenn sich die Daten in der verknüpften Arbeitsmappe ändern.
Der Nachteil besteht jedoch darin, dass Sie diese verknüpfte Arbeitsmappe immer verfügbar haben müssen. Wenn Sie die verknüpfte Arbeitsmappendatei löschen, ihren Namen ändern oder ihren Ordnerspeicherort ändern, werden die Daten nicht aktualisiert.
Wenn Sie mit einer Arbeitsmappe arbeiten, die externe Links enthält, und Sie diese mit Kollegen/Kunden teilen müssen, ist es besser, diese externen Links zu entfernen.
Wenn Sie jedoch viele Formeln haben, kann Sie dies manuell in den Wahnsinn treiben.
So finden Sie externe Links und Referenzen in Excel
Hier sind ein paar Techniken, die Sie verwenden können, um externe Links in Excel schnell zu finden:
- Verwenden von Suchen und Ersetzen.
- Verwenden der Option "Links bearbeiten".
Sehen wir uns an, wie jede dieser Techniken funktioniert.
Externe Links mit Suchen und Ersetzen suchen
Zellen mit externen Links enthalten den Namen der Arbeitsmappe, mit der sie verknüpft ist. Dies würde bedeuten, dass die Referenz den Dateinamen mit der Erweiterung .xlsx/.xls/.xlsm/.xlb hätte.
Damit können wir alle externen Links finden.
So finden Sie externe Links in Excel mithilfe von Suchen und Ersetzen:
- Wählen Sie alle Zellen aus.
- Gehen Sie zur Registerkarte Start -> Bearbeiten -> Suchen und Auswählen -> Suchen.
- Geben Sie im Dialogfeld Suchen und Ersetzen *.xl* in das Feld „Suchen nach“ ein.
- Klicken Sie auf Alle suchen.
Dadurch werden alle Zellen mit externen Links gefunden und angezeigt.
Jetzt können Sie alle diese Zellen auswählen (wählen Sie den ersten Datensatz aus, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und wählen Sie dann den letzten Datensatz aus) und die Formeln in Werte umwandeln.
Finden Sie externe Links mit der Option „Links bearbeiten“
Excel verfügt über dieses integrierte Tool, das alle externen Referenzen findet.
Hier sind die Schritte, um externe Links mit der Option "Links bearbeiten" zu finden:
- Gehen Sie zur Registerkarte Daten.
- Klicken Sie in der Gruppe Verbindungen auf Links bearbeiten. Es öffnet das Dialogfeld Verknüpfungen bearbeiten, das alle Arbeitsmappen auflistet, auf die verwiesen wird.
- Klicken Sie auf Verknüpfungen aufheben, um alle verknüpften Zellen in Werte umzuwandeln.
Beachten Sie, dass Sie die Verknüpfung rückgängig machen können, sobald Sie sie unterbrochen haben. Erstellen Sie als Best Practice ein Backup, bevor Sie dies tun.
Erhalten Sie immer noch die Aufforderung zu externen Links?
Manchmal können Sie alle externen Links finden und entfernen, erhalten aber trotzdem eine Eingabeaufforderung wie unten gezeigt:
Werden Sie nicht verrückt und fangen Sie an, Excel zu verfluchen.
Wenn Sie also die Aufforderung zum Aktualisieren von Links erhalten, überprüfen Sie auch Folgendes auf externe Links:
- Benannte Bereiche
- Bedingte Formatierung
- Datenvalidierung
- Formen
- Diagrammtitel
Die Verwendung von „Suchen und Ersetzen“ oder „Links bearbeiten“ wie oben gezeigt würde externe Links in diesen oben genannten Funktionen nicht identifizieren.
So finden Sie externe Links an diesen Orten:
- Benannte Bereiche: Gehen Sie zur Registerkarte Formel und klicken Sie auf Namens-Manager. Es zeigt Ihnen alle benannten Bereiche in der Arbeitsmappe an. Sie können die Spalte "Bezieht sich auf" überprüfen, um externe Referenzen zu erkennen.
- Bedingte Formatierung: Die einzige Möglichkeit, wie ein externer Link in der bedingten Formatierung landen kann, ist die benutzerdefinierte Formel. Gehen Sie zur Registerkarte Start -> Bedingte Formatierung -> Regeln verwalten. Überprüfen Sie im Manager für bedingte Formatierungsregeln die Formeln für externe Links.
- Datenvalidierung: Es ist möglich, dass die Dropdown-Liste für die Datenvalidierung auf einen benannten Bereich verweist, der wiederum externe Links enthält. Das Überprüfen von benannten Bereichen sollte dieses Problem ebenfalls beheben.
- Formen: Wenn Sie Formen verwenden, die mit Zellen verknüpft sind, überprüfen Sie diese auf externe Links. Hier ist eine schnelle Möglichkeit, alle Formen durchzugehen:
- Drücken Sie die Taste F5. Es öffnet das Dialogfeld Gehe zu.
- Klicken Sie auf Spezial.
- Wählen Sie im Dialogfeld Gehe zu Spezial die Option Objekte aus.
- OK klicken. Dies würde alle Formen auswählen. Diese können Sie nun mit der Tabulatortaste durchlaufen.
- Diagrammtitel: Wählen Sie den Diagrammtitel aus und prüfen Sie in der Bearbeitungsleiste, ob er auf einen externen Link verweist.
In diesen Tutorials erfahren Sie mehr über externe Links:
- Externe Links in Excel finden - Contextures Blog.
- Externe Links suchen - Microsoft Excel-Support.
Es ist auch ein Add-In verfügbar, um externe Links in Excel zu finden. Klicken Sie hier, um mehr zu erfahren und das Add-In herunterzuladen.
