Zusammenführen von Tabellen in Excel mit Power Query (einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung)

Mit Power Query ist die Arbeit mit Daten, die auf Arbeitsblätter oder sogar Arbeitsmappen verteilt sind, einfacher geworden.

Power Query kann Ihnen unter anderem viel Zeit sparen, wenn Sie Tabellen mit unterschiedlichen Größen und Spalten basierend auf einer übereinstimmenden Spalte zusammenführen müssen.

Unten finden Sie ein Video, in dem ich genau zeige, wie Sie Tabellen in Excel mit Power Query zusammenführen.

Falls Sie es vorziehen, den Text zu lesen, anstatt ein Video anzusehen, finden Sie unten die schriftlichen Anweisungen.

Angenommen, Sie haben eine Tabelle wie unten gezeigt:

Diese Tabelle enthält die Daten, die ich verwenden möchte, aber es fehlen noch zwei wichtige Spalten – die „Produkt-ID“ und die „Region“, in der der Vertriebsmitarbeiter tätig ist.

Diese Informationen werden als separate Tabellen bereitgestellt, wie unten gezeigt:

Um all diese Informationen in einer einzigen Tabelle zusammenzufassen, müssen Sie diese drei Tabellen zusammenführen, damit Sie dann eine Pivot-Tabelle erstellen und analysieren oder für andere Berichts-/Dashboard-Zwecke verwenden können.

Und mit Zusammenführen meine ich nicht ein einfaches Kopieren und Einfügen.

Sie müssen die relevanten Datensätze aus Tabelle 1 mit Daten aus Tabelle 2 und 3 zuordnen.

Jetzt können Sie sich auf SVERWEIS oder INDEX/MATCH verlassen, um dies zu tun.

Oder wenn Sie ein VBA-Experte sind, können Sie dafür einen Code schreiben.

Diese Optionen sind jedoch im Vergleich zu Power Query zeitaufwändig und kompliziert.

In diesem Tutorial zeige ich Ihnen, wie Sie diese drei Excel-Tabellen zu einer zusammenführen.

Damit diese Technik funktioniert, müssen Sie Verbindungsspalten haben. In Tabelle 1 und Tabelle 2 lautet die gemeinsame Spalte beispielsweise „Artikel“ und in Tabelle 1 und Tabelle 3 lautet die gemeinsame Spalte „Vertriebsmitarbeiter“. Beachten Sie auch, dass es in diesen Verbindungsspalten keine Wiederholungen geben sollte.

Hinweis: Power Query kann als Add-In in Excel 2010 und 2013 verwendet werden und ist ab Excel 2016 ein integriertes Feature. Abhängig von Ihrer Version können einige Bilder anders aussehen (die in diesem Tutorial verwendeten Bildaufnahmen stammen aus Excel 2016).

Zusammenführen von Tabellen mit Power Query

Ich habe diese Tabellen wie unten gezeigt benannt:

1. Tabelle 1 - Verkaufsdaten
2. Tabelle 2 - Pdt_Id
3. Tisch 3 - Region

Es ist nicht zwingend erforderlich, diese Tabellen umzubenennen, aber es ist besser, Namen zu vergeben, die beschreiben, worum es in der Tabelle geht.

Auf einmal können Sie nur zwei Tabellen in Power Query zusammenführen.

Wir müssen also zuerst Tabelle 1 und Tabelle 2 zusammenführen und dann im nächsten Schritt Tabelle 3 darin zusammenführen.

Zusammenführen von Tabelle 1 und Tabelle 2

Um Tabellen zusammenzuführen, müssen Sie diese Tabellen zunächst in Power Query in Verbindungen konvertieren. Sobald Sie die Verbindungen haben, können Sie diese einfach zusammenführen.

Hier sind die Schritte zum Speichern einer Excel-Tabelle als Verbindung in Power Query:

1. Wählen Sie eine beliebige Zelle in der Tabelle Sales_Data aus.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten.
3. Klicken Sie in der Gruppe Get & Transform auf ‘From Table/Range’. Dadurch wird der Abfrageeditor geöffnet.
4. Klicken Sie im Abfrageeditor auf die Registerkarte „Datei“.
5. Klicken Sie auf die Option „Schließen und laden nach“.
6. Wählen Sie im Dialogfeld „Daten importieren“ die Option „Nur Verbindung erstellen“.
7. OK klicken.

Die obigen Schritte würden eine Verbindung mit dem Namen Sales_Data (oder einem beliebigen Namen, den Sie der Excel-Tabelle gegeben haben) erstellen.

Wiederholen Sie die obigen Schritte für Tabelle 2 und Tabelle 3.

Wenn Sie fertig sind, haben Sie also drei Verbindungen (mit den Namen Sales_Data, Pdt_Id und Region).

Sehen wir uns nun an, wie Sie die Tabellen Sales_Data und Pdt_Id zusammenführen.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten.
2. Klicken Sie in der Gruppe Daten abrufen und transformieren auf Daten abrufen.
3. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Abfragen kombinieren.
4. Klicken Sie auf Zusammenführen. Dadurch wird das Dialogfeld Zusammenführen geöffnet.
5. Wählen Sie im Dialogfeld Zusammenführen die Option „Sales_Data“ aus der ersten Dropdown-Liste aus.
6. Wählen Sie „Pdt_Id“ aus der zweiten Dropdown-Liste aus.
7. Klicken Sie in der Vorschau von „Sales_Data“ auf die Spalte „Artikel“. Dadurch wird die gesamte Spalte ausgewählt.
8. Klicken Sie in der Vorschau von „Pdt_Id“ auf die Spalte „Artikel“. Dadurch wird die gesamte Spalte ausgewählt.
9. Wählen Sie im Drop-down-Menü „Join Art“ die Option „Left Outer (all from first, match from second)“ aus.
10. OK klicken.

Die obigen Schritte würden den Abfrageeditor öffnen und Ihnen die Daten aus Sales_Data mit einer zusätzlichen Spalte (von Pdt_Id) anzeigen.

Zusammenführen der Excel-Tabellen (Tabelle 1 & 2)

Nun erfolgt das Zusammenführen der Tabellen im Abfrageeditor mit den folgenden Schritten:

1. Klicken Sie in der zusätzlichen Spalte (Pdt_Id) auf den Doppelpfeil in der Kopfzeile.
2. Deaktivieren Sie im daraufhin geöffneten Optionsfeld alle Spaltennamen und wählen Sie nur Element aus. Dies liegt daran, dass die Spalte mit dem Produktnamen bereits in der vorhandenen Tabelle vorhanden ist und wir nur die Produkt-ID für jedes Produkt benötigen.
3. Deaktivieren Sie die Option „Originalspaltennamen als Präfix verwenden“.
4. OK klicken.

Dadurch erhalten Sie die resultierende Tabelle, die jeden Datensatz aus der Tabelle Sales_Data und eine zusätzliche Spalte enthält, die auch Produkt-IDs enthält (aus der Tabelle Pdt_Id).

Wenn Sie nun nur zwei Tabellen kombinieren möchten, können Sie dieses Excel laden, fertig.

Aber wir müssen drei Tabellen zusammenführen, also gibt es noch mehr zu tun.

Sie müssen diese resultierende Tabelle als Verbindung speichern (damit wir sie mit Tabelle 3 zusammenführen können).

Hier sind die Schritte zum Speichern dieser zusammengeführten Tabelle (mit Daten aus der Tabelle Sales_Data und Pdt_Id) als Verbindung:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei
2. Klicken Sie auf die Option „Schließen und laden in“.
3. Wählen Sie im Dialogfeld „Daten importieren“ die Option „Nur Verbindung erstellen“.
4. OK klicken.

Dadurch werden die neu zusammengeführten Daten als Verbindung gespeichert. Sie können diese Verbindung bei Bedarf umbenennen.

Zusammenführen von Tabelle 3 mit der resultierenden Tabelle

Der Vorgang des Zusammenführens der dritten Tabelle mit der resultierenden Tabelle (die wir durch Zusammenführen von Tabelle 1 und Tabelle 2 erhalten haben) ist genau gleich.

Hier sind die Schritte zum Zusammenführen dieser Tabellen:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten.
2. Klicken Sie in der Gruppe Daten abrufen und transformieren auf „Daten abrufen“.
3. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf "Abfragen kombinieren".
4. Klicken Sie auf „Zusammenführen“. Dadurch wird das Dialogfeld Zusammenführen geöffnet.
5. Wählen Sie im Dialogfeld „Zusammenführen“ im ersten Dropdown-Menü „Zusammenführen1“.
6. Wählen Sie im zweiten Dropdown-Menü „Region“.
7. Klicken Sie in der Vorschau von „Merge1“ auf die Spalte „Vertriebsmitarbeiter“. Dadurch wird die gesamte Spalte ausgewählt.
8. Klicken Sie in der Regionsvorschau auf die Spalte „Vertriebsmitarbeiter“. Dadurch wird die gesamte Spalte ausgewählt.
9. Wählen Sie im Dropdown-Menü "Join Art" die Option Left Outer (alle von der ersten, die Übereinstimmung von der zweiten).
10. OK klicken.

Die obigen Schritte würden den Abfrageeditor öffnen und Ihnen die Daten von Merge1 mit einer zusätzlichen Spalte (Region) anzeigen.

Nun erfolgt das Zusammenführen der Tabellen im Abfrageeditor mit den folgenden Schritten:

1. Klicken Sie in der zusätzlichen Spalte (Region) auf den Doppelpfeil in der Kopfzeile.
2. Deaktivieren Sie im daraufhin geöffneten Optionsfeld alle Spaltennamen und wählen Sie nur Region aus.
3. Deaktivieren Sie die Option „Originalspaltennamen als Präfix verwenden“.
4. OK klicken.

Mit den obigen Schritten erhalten Sie eine Tabelle, in der alle drei Tabellen zusammengeführt sind (Sales_Data-Tabelle mit einer Spalte für Pdt_Id und einer für Region).

Hier sind die Schritte zum Laden dieser Tabelle in Excel:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
2. Klicken Sie auf „Schließen und laden in“.
3. Wählen Sie im Dialogfeld „Daten importieren“ die Optionen „Tabelle“ und „Neue Arbeitsblätter“.
4. OK klicken.

Dadurch erhalten Sie die resultierende zusammengeführte Tabelle in einem neuen Arbeitsblatt.

Eine der besten Eigenschaften von Power Query besteht darin, dass Sie Änderungen an den zugrunde liegenden Daten (Tabelle 1, 2 und 3) problemlos anpassen können, indem Sie sie einfach aktualisieren.

Angenommen, Laura wird nach Asien versetzt und Sie erhalten neue Daten für den nächsten Monat. Jetzt müssen Sie die obigen Schritte nicht noch einmal wiederholen. Alles, was Sie tun müssen, ist, die Tabelle zu aktualisieren, und sie wird alles noch einmal für Sie erledigen.

Innerhalb von Sekunden haben Sie die neue zusammengeführte Tabelle.

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