8 Möglichkeiten zum Reduzieren der Excel-Dateigröße (die tatsächlich funktionieren)

Es ist bekannt, dass Excel-Arbeitsmappen schmerzhaft langsam und schwer werden, wenn mehr Daten / Formeln / Bilder hinzugefügt werden.

Manchmal ist es einfach, den zusätzlichen Fettfleck loszuwerden und die Excel-Dateigröße in Schach zu halten, und manchmal ist dies nicht der Fall.

Und da Excel kein webbasiertes Tool ist, arbeiten und arbeiten die meisten von uns zusammen, indem sie Excel-Dateien per E-Mail senden. Und es kann schwierig sein, eine große Excel-Datei mit einem Gewicht von 50 MB mit Ihren Kollegen/Kunden zu teilen.

In meinem letzten Job haben wir den E-Mail-Client Lotus Notes verwendet, der schneckenlangsam ist, und das Versenden schwerer Excel-Dateien darüber war eine Qual.

Obwohl es keine magische Möglichkeit gibt, die Größe einer Excel-Arbeitsmappe zu reduzieren, gibt es einige Techniken, mit denen Sie etwas Fett reduzieren können.

Hinweis: Die Auswirkungen dieser Techniken zur Reduzierung der Excel-Dateigröße hängen von Ihren Daten ab. Bei einigen kann es helfen, die Größe um 50 % zu reduzieren, und bei einigen kann es am Ende nur zu einer Verringerung der Größe um 5 % führen.

Tipps zum Reduzieren der Excel-Dateigröße

Im Folgenden sind die Techniken aufgeführt, mit denen Sie die Dateigröße Ihrer Excel-Arbeitsmappe reduzieren können.

Für jeden Tipp habe ich einige Tests durchgeführt und die Snapshots hinzugefügt, um Ihnen die Auswirkungen auf die Dateigröße zu zeigen. Die Ergebnisse, die Sie erhalten, hängen von Ihren Daten und Dateien ab.

Basierend auf Ihrer Arbeitsmappe können Sie einen oder mehrere dieser Tipps verwenden.

Entfernen Sie unnötige Arbeitsblätter/Daten

Die besten Lösungen sind oft die einfachsten.

Und diese Technik entspricht eher dem gesunden Menschenverstand und weniger einer Excel-Zaubererei.

Wenn Sie eine Excel-Arbeitsmappe haben, die einige Arbeitsblätter enthält, die nicht benötigt werden (und in keiner Formel verwendet werden), prüfen Sie, ob Sie diese loswerden können.

Dies hat einen direkten Zusammenhang mit der Excel-Dateigröße. Sobald Sie also einige Arbeitsblätter löschen und die Arbeitsmappe speichern, sehen Sie sofort eine reduzierte Dateigröße.

Testergebnisse:

Ich habe eine Excel-Datei mit 10 Arbeitsblättern erstellt, wobei jedes Arbeitsblatt 2,6 Millionen Datenpunkte enthält (26 Spalten mit 100.000 Datenpunkten in jeder Spalte).

Die resultierende Größe dieser Arbeitsmappe beträgt 143 MB (und das Speichern und Öffnen dauert einige Zeit).

Wenn ich jetzt fünf Blätter gelöscht habe, hat sich die Größe um die Hälfte reduziert (duh).

Wie Sie sehen, korrelieren die Daten Ihres Arbeitsblatts direkt mit der Dateigröße.

In Binärformat (XLSB) konvertieren

Wussten Sie, dass allein durch das Speichern einer Excel-Datei im XLSB-Format die Dateigröße reduziert werden kann?

Ja, es ist wahr.

Alles, was Sie tun müssen, ist beim Speichern einer Arbeitsmappe das .xlsb-Format zu verwenden.

Hier sind die Schritte, um dies zu tun:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
2. Klicken Sie auf Speichern unter.
3. Klicken Sie auf Durchsuchen.
4. Ändern Sie im Dialogfeld Speichern unter den Dateityp in Excel Binary Workbook (.xlsb).

Testergebnisse

Ich hatte eine Excel-Arbeitsmappe, die 14,6 MB Speicherplatz beanspruchte.

Nachdem ich dieselbe Datei in das XLSB-Format konvertiert hatte, konnte ich die Größe auf 10,4 MB reduzieren (eine Größenreduzierung von ~28%).

Was ist XLSB?

Wenn Sie eine Excel-Datei (.xlsx oder .xlsm) speichern, wird sie im XML-Format gespeichert.

Wenn ich beispielsweise die Dateierweiterung der XLSX-Datei in ZIP ändere und sie dann öffne, erhalte ich dies.

Und wenn ich weiter in den Ordner „xl“ gehe und dann in den Arbeitsblattordner gehe, werden mir die Arbeitsblätter in dieser Arbeitsmappe angezeigt (und diese Arbeitsblätter werden als XML-Dokument gespeichert).

Machen wir nun dasselbe mit einer XLSB-Datei.

Also ändere ich zuerst die Dateierweiterung in ZIP, öffne sie dann und suche Sheet1. Hier ist, was Sie bekommen:

Sie werden feststellen, dass sowohl XLSX als auch XLSB das Arbeitsblatt in einem anderen Format speichern.

XLSX/XLSM speichert sie als XML-Datei und XLSB speichert sie als Binärdatei (.bin).

Und ohne zu technisch zu werden, sind XML-Dateien im Vergleich zu einer Binärdatei groß.

Wenn Sie also Ihre Excel-Arbeitsmappe im XLSB-Format speichern, wird die Dateigröße reduziert. In unserem obigen Beispiel betrug die Größenreduktion ~30%.

XLSB vs. XLSX/XLSM

Bei der Verwendung des XLSB-Formats ist die Größenreduzierung ein großer Vorteil. Beim Arbeiten mit dem XLSB-Format ist jedoch etwas Vorsicht geboten.

Vorteile des XLSB-Formats:

1. Es reduziert die Excel-Dateigröße. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie große Dateien haben und diese per E-Mail teilen möchten. Sie können die Größe schnell reduzieren, indem Sie sie in XLSB speichern.
2. XLSB-Dateien werden in der Regel schneller geöffnet und gespeichert als XML-Dateien. Basierend auf den begrenzten Tests, die ich durchgeführt habe, öffneten und speicherten XLSB-Dateien 25%-50% schneller. Dieser Unterschied macht sich nur bei großen Excel-Dateien bemerkbar. Bei kleineren Dateien sind sowohl XLSB als auch XLSX schnell.

Obwohl XLSB gut aussieht, gibt es einige Gründe, warum Sie bei der Verwendung von XLSX/XLSM-Dateien bleiben sollten:

1. Beim XLSB-Format haben Sie keine Möglichkeit zu wissen, ob es ein Makro enthält oder nicht. Dies macht es riskanter, da jemand es verwenden kann, um bösartigen Code auszuführen.
2. XLSB-Dateien werden im proprietären bin-Dateiformat codiert, während XML ein lesbares Open-Source-Dateiformat ist. Dies bedeutet, dass es besser ist, das XML-Format zu verwenden, wenn Sie Tools von Drittanbietern mit Excel verwenden.
3. Power Query kann keine Daten aus einer XLSB-Datei lesen. Wenn Sie also Power Query verwenden, ist es besser, Ihre Daten im XLSX/XLSM-Format zu haben.

Als allgemeine Regel gilt: Wenn Ihre Dateigröße klein ist (weniger als 5 MB), ist es besser, bei den Formaten XLSX/XLSM zu bleiben.

Basierend auf dem, was ich von Leuten gehört und in vielen Foren gelesen habe, bevorzugen viele Leute XLSB als Dateiformat, wenn es um die Verwendung von Excel geht.

Hier ist ein guter Artikel zum Verständnis des XLSB-Formats.

Entfernen Sie unnötige Formeln

Zu viele Formeln erhöhen die Dateigröße Ihrer Arbeitsmappe.

Wenn Sie also einen Datensatz haben, den Sie benötigen, aber die darin enthaltenen Formeln nicht benötigen, ist es besser, diese Formeln in Werte umzuwandeln.

Hier sind die Schritte, um Formeln in Excel schnell in Werte umzuwandeln:

1. Wählen Sie das gesamte Arbeitsblatt/Dataset aus.
2. Drücken Sie die F5 Schlüssel.
3. Klicken Sie im Dialogfeld Gehe zu auf „Spezial“.
4. Wählen Sie im Dialogfeld Gehe zu Spezial die Option Formeln aus.
5. OK klicken.

Die obigen Schritte würden alle Zellen auswählen, die eine Formel enthalten.

Verwenden Sie nun die folgenden Schritte, um diese Formeln in Werte umzuwandeln:

1. Kopieren Sie die ausgewählten Zellen (Strg + C)
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Startseite.
3. Klicken Sie in der Gruppe Zwischenablage auf Einfügen.
4. Klicken Sie auf das Symbol Wert einfügen.

Die obigen Schritte würden alle Zellen mit Formeln in Werte umwandeln.

Testergebnisse

Ich habe eine Excel-Datei mit 2,7 Millionen Datenpunkten (1048576*26) erstellt und dann drei Spalten mit Formeln (SUMME, ANZAHL und MITTELWERT) hinzugefügt.

Dann habe ich diese Formeln in Werte umgewandelt und die Datei unter einem anderen Namen gespeichert.

Unten ist das Ergebnis:

Die Datei ohne Formeln ist ~ 8 % kleiner (und beachten Sie, dass ich nur 3 Spalten mit Formeln hatte).

Falls Sie viele Formeln haben, kann dies die Größe erhöhen.

HINWEIS: Flüchtige Formeln können Ihre Dateigröße wirklich aufblähen. Als ich im Rahmen des Tests die Summenformel durch eine flüchtige Formel (OFFSET) ersetzt habe, führte dies zu einem Sprung in der Dateigröße (von 186 MB auf 198 MB). Wenn Sie also flüchtige Formeln haben, die Sie durch nichtflüchtige Formeln ersetzen oder diese in Werte umwandeln können, hilft Ihnen dies, die Dateigröße zu reduzieren.

Bilder komprimieren (vor und nach dem Hochladen)

Wenn Sie mit Excel-Dateien arbeiten, die Bilder enthalten, müssen Sie diese Bilder optimieren und sicherstellen, dass die Größe geringer ist.

Das Problem bei Bildern besteht darin, dass beim Komprimieren dieser Bilder auch eine Qualitätsminderung auftritt, die Sie möglicherweise nicht möchten.

Wenn Sie mit Bildern arbeiten, können Sie die Größe Ihrer Excel-Datei am besten gering halten, indem Sie die Bilder komprimieren, bevor Sie sie in Excel einfügen.

Ein gutes Online-Tool dafür ist TinyPNG (oder Sie können Photoshop oder ein anderes ähnliches Tool verwenden).

Es ist ein kostenloses Tool, das die Größe eines Bildes um bis zu 90% reduzieren kann und dennoch eine anständige Bildqualität beibehält.

Unten ist der Screenshot, in dem ich ein Bild mit der Größe von 3,9 MB auf 331 KB mit minimalem Qualitätsverlust komprimieren konnte.

Nachdem Sie diese komprimierten Bilder in Excel hochgeladen haben, können Sie sie mit der integrierten Option in Excel weiter komprimieren.

Hier sind die Schritte, um ein Bild in Excel zu komprimieren:

1. Wählen Sie das Bild aus, das Sie komprimieren möchten.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Bildtools-Format. Dies ist eine kontextbezogene Registerkarte, die nur angezeigt wird, wenn Sie auf ein Bild klicken.
3. Klicken Sie in der Gruppe Anpassen auf die Option „Bild komprimieren“.
4. Im Dialogfeld Bilder komprimieren:
   • Deaktivieren Sie „Nur auf dieses Bild anwenden“, wenn Sie alle Bilder in der Arbeitsmappe komprimieren möchten.
   • Wählen Sie E-Mail (96 ppi) für maximale Komprimierung.
5. OK klicken.
6. Speicher die Datei.

Dadurch werden alle Bilder komprimiert und Sie können die Dateigröße Ihrer Excel-Arbeitsmappe reduzieren.

Testergebnisse:

Ich habe die Option Bild komprimieren in Excel mit einem Bild verwendet.

Nachfolgend die Ergebnisse:

Durch Verwendung der Option „Image komprimieren“ wurde die Dateigröße von 445 KB auf 43 KB reduziert (ca. 90 % Reduzierung der Dateigröße).

Dies würde auch vom Bild abhängen. Ein bereits komprimiertes Bild darf nicht zu einer großen Verkleinerung führen.

Entfernen Sie den Pivot-Cache, um Platz zu sparen

Wenn Sie mit Pivot-Tabellen arbeiten und mit großen Excel-Dateien zu kämpfen haben, kann es hilfreich sein, den Pivot-Cache zu kennen.

Wenn Sie eine Pivot-Tabelle mit einem Datensatz erstellen, erstellt Excel automatisch den Pivot-Cache.

Pivot-Cache ist ein Objekt, das ein Replikat der Datenquelle enthält.

Sie können es zwar nicht sehen, aber es ist ein Teil der Arbeitsmappe und mit der Pivot-Tabelle verbunden. Wenn Sie Änderungen an der Pivot-Tabelle vornehmen, verwendet diese nicht die Datenquelle, sondern den Pivot-Cache.

Während Sie denken, dass Sie direkt mit den Quelldaten verknüpft sind, greifen Sie in Wirklichkeit auf den Pivot-Cache (und nicht auf die Quelldaten) zu, wenn Sie Änderungen in der Pivot-Tabelle vornehmen.

Da Sie nun ein Replikat des Datasets erstellen, nimmt es etwas Platz in Anspruch.

Sobald Sie also eine Pivot-Tabelle erstellen, werden Sie feststellen, dass die Excel-Datei größer wird.

Im obigen Beispiel erhöht sich die Dateigröße, sobald ich die Pivot-Tabelle hinzufüge, auf das Doppelte.

Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten, die Dateigröße beim Arbeiten mit Pivot-Tabellen zu reduzieren.

1. Behalten Sie die Quelldaten bei und löschen Sie den Pivot-Cache
2. Behalten Sie den Pivot-Cache bei und löschen Sie die Quelldaten

Schauen wir uns diese beiden Techniken an.

Behalten Sie die Quelldaten bei und löschen Sie den Pivot-Cache

Wenn Sie mit der Pivot-Tabelle fertig sind und sie speichern, können Sie Excel zwingen, nur die Quelldaten und die resultierende Pivot-Tabelle und nicht den Pivot-Cache zu speichern.

Dadurch wird Ihre Excel-Datei leichter, und Sie haben die Möglichkeit, den Pivot-Cache neu zu erstellen, wenn Sie ihn das nächste Mal benötigen.

Unten sehen Sie den Größenunterschied, wenn Sie eine Excel-Datei mit und ohne Pivot-Cache speichern.

Hier sind die Schritte zu NICHT Speichern Sie den Pivot-Cache:

1. Wählen Sie eine beliebige Zelle in der Pivot-Tabelle aus.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Analysieren.
3. Klicken Sie auf das Symbol „Optionen“ der Pivot-Tabelle.
4. Klicken Sie im Dialogfeld Pivot-Tabellenoptionen auf die Registerkarte Daten.
5. In den Optionen für Pivot-Tabellendaten deaktivieren ‘Quelldaten mit Datei speichern’. Diese Option stellt sicher, dass der Pivot-Cache beim Speichern der Arbeitsmappe nicht gespeichert wird (und hilft bei der Reduzierung der Excel-Dateigröße).
6. Aktivieren Sie die Option - "Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren". Diese Option stellt sicher, dass die Pivot-Tabelle aktualisiert und der Pivot-Cache automatisch generiert wird, sobald Sie die Arbeitsmappe öffnen. Wenn Sie diese Option nicht aktivieren, müssen Sie die Pivot-Tabelle manuell aktualisieren, um den Pivot-Cache zu generieren.
7. OK klicken.

Wenn Sie die Datei jetzt mit der Pivot-Tabelle speichern, werden Sie eine verringerte Dateigröße feststellen.

Behalten Sie den Pivot-Cache bei und löschen Sie die Quelldaten

Eine andere Möglichkeit, die Excel-Dateigröße zu reduzieren, besteht darin, die Quelldaten einer Pivot-Tabelle zu löschen und nur den Pivot-Cache beizubehalten.

Dies funktioniert, da ein Pivot-Cache ein Spiegelbild Ihrer Daten ist und Sie beim Ändern der Pivot-Tabelle nicht auf die Quelldaten zugreifen, sondern den Pivot-Cache verwenden.

Unten sind die Ergebnisse, wenn ich die Excel-Datei ohne die Quelldaten gespeichert habe.

Löschen Sie dazu einfach die Daten (entweder durch Löschen der Daten oder des Arbeitsblatts, das die Daten enthält).

Wenn Sie die Quelldaten wiederherstellen möchten, doppelklicken Sie auf die Zelle „Grand Total“ der Pivot-Tabelle und es wird sofort der gesamte Datensatz in einem neuen Arbeitsblatt generiert.

Komprimieren Sie die Datei (ZIP IT)

Dies ist etwas, was Sie außerhalb der Excel-Anwendung tun können.

Wenn Sie eine Excel-Datei zippen, sehen Sie sofort eine Größenreduzierung von etwa 10-15%.

Sie können diese gezippte Datei dann per E-Mail weitergeben, und die Person, die diese Datei erhält, kann die Datei entpacken und die Excel-Arbeitsmappe verwenden.

Hier sind die Schritte zum Komprimieren einer Excel-Datei (für Windows):

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Excel-Datei
2. Bewegen Sie den Cursor über die Option Senden an.
3. Klicken Sie auf die Option „Komprimierter (gezippter) Ordner“.

Dadurch wird eine ZIP-Datei für die ausgewählte Excel-Arbeitsmappe erstellt.

Sie werden auch eine Verringerung der Dateigröße feststellen (wie unten gezeigt).

Testergebnisse

Mit dieser Technik konnte ich die Dateigröße der Excel-Arbeitsmappe um 8 % reduzieren.

Diese Technik funktioniert besser für Dateien im Bereich von 20-50 MB. Mit zunehmender Dateigröße ist die prozentuale Reduzierung nicht sehr hoch.

Datenformatierung entfernen

Datenformatierungen wie das Anwenden einer Hintergrundfarbe oder das Hinzufügen von Rahmen oder das Ändern des Schriftstils können die Dateigröße erhöhen.

Obwohl ich aufgrund meiner Tests festgestellt habe, dass es keinen großen Einfluss hat.

Unten sind die Größen von zwei Excel-Arbeitsmappen, eine mit 2,6 Millionen Datenpunkten (in einem Arbeitsblatt) und die andere mit denselben Daten, aber darauf angewendeter Formatierung (Zellenfarbe, Rahmen und kursiv).

Testergebnisse

Sie können sehen, dass der Unterschied zwischen den beiden Dateien nicht so groß ist (obwohl er sich bei vielen Daten bemerkbar macht).

Die Datei mit Daten ist 14,6 MB und die Datei mit Daten und Formatierung ist 14,9 MB groß.

Wenn Sie also die Dateigröße Ihrer Excel-Arbeitsmappe reduzieren möchten, können Sie nach Formatierungen suchen, die Sie nicht benötigen. Wenn Sie es entfernen, können Sie Speicherplatz sparen.

Hier sind die Schritte, um alle Formatierungen sofort zu entfernen, während die Daten intakt bleiben:

1. Wählen Sie den gesamten Datensatz aus (von dem Sie die Formatierung entfernen möchten).
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Startseite.
3. Klicken Sie in der Gruppe Bearbeiten auf „Löschen“.
4. Klicken Sie auf „Formate löschen“.
5. Speichern Sie die Arbeitsmappe.

Bedingte Formatierung entfernen

Genau wie die normale Datenformatierung trägt auch die bedingte Formatierung zur Dateigröße bei.

Aufgrund meiner Tests habe ich jedoch festgestellt, dass der Unterschied geringer ist (es sei denn, Sie haben mehrere Regeln auf mehrere Blätter mit riesigen Datensätzen angewendet).

Trotzdem ist es eine gute Idee, die bedingte Formatierung aus allen Datensätzen zu entfernen, in denen Sie sie nicht benötigen.

Abgesehen von der Größe gibt es noch einen weiteren guten Grund, die bedingte Formatierung zu entfernen - SPEED.

Die bedingte Formatierung ist flüchtig und wird bei jeder Änderung im Arbeitsblatt neu berechnet. Dies kann zu einer langsameren Arbeitsmappe führen.

Testergebnisse

Ich habe eine Datei mit 27,2 Millionen Datenpunkten erstellt und 5 Regeln zur bedingten Formatierung darauf angewendet.

Der Größenunterschied scheint nur wenige KBs zu betragen.

Lesen Sie auch: Tipps zum schnellen Erstellen langsamer Excel-Tabellen

Tipps zur Leistungssteigerung von Excel

Während die oben genannten Methoden Ihnen helfen, die Excel-Dateigröße zu reduzieren, finden Sie hier einige zusätzliche Tipps, um die Leistung von Excel-Arbeitsmappen zu verbessern:

1. Vermeiden Sie flüchtige Formeln. Abgesehen von der Erhöhung der Dateigröße machen flüchtige Formeln Ihre Arbeitsmappen auch langsam. Beispiele für flüchtige Funktionen sind RAND, TODAY, OFFSET, INDIRECT usw.
2. Wenn Sie Zusammenfassungen eines großen Datasets erstellen müssen, anstatt Formeln zu verwenden, prüfen Sie, ob Sie stattdessen eine Pivot-Tabelle verwenden können. Eine Pivot-Tabelle ist im Vergleich zu Formeln schnell und sehr intuitiv.
3. Wenn Sie Daten aus mehreren Quellen extrahieren oder Daten aus mehreren Dateien kombinieren, verwenden Sie Power Query, um die Daten abzurufen und zu transformieren. Sie können die Daten als Power Query-Verbindung speichern, anstatt sie im Arbeitsblatt beizubehalten. Sie können Pivot-Tabellen ganz einfach mithilfe der Verbindungen erstellen, die mit Power Query erstellt wurden.
4. Wandeln Sie Ihre Tabellendaten in eine Excel-Tabelle um und verwenden Sie die Excel-Tabelle in Formeln. Dadurch wird Ihre Arbeitsmappe schneller und Formeln, die mit strukturierten Verweisen in Excel-Tabellen erstellt wurden, sind einfacher zu verwalten (da diese intuitiver sind).
5. Vermeiden Sie es, in einer Formel auf ganze Zeilen oder Spalten zu verweisen. Dadurch werden Ihre Formeln effizienter.
6. Wenn Ihre Arbeitsmappe viele Formeln enthält, deaktivieren Sie die automatische Berechnung und wechseln Sie zur manuellen Berechnung. Auf diese Weise würden die Formeln bei jeder Änderung in den Arbeitsblättern nicht neu berechnet. Sie können diese Änderung vornehmen, indem Sie auf die Registerkarte Formel gehen und die "Berechnungsoptionen" ändern.

Ich hoffe, Sie finden die Methode und die Tipps in diesem Tutorial nützlich.

Was könnte ich diesem Tutorial noch hinzufügen, um es nützlicher zu machen? Bitte lassen Sie es mich im Kommentarbereich wissen.