Kostenlose Excel Leave Tracker-Vorlage (aktualisiert für 2021)

Einer meiner Teamkollegen ist dafür verantwortlich, eine Urlaubserfassungsvorlage in Excel für das gesamte Team zu erstellen. Diese Tracker-Vorlage wird dann verwendet, um Urlaube/Feiertage und geplante Abwesenheiten der Teammitglieder zu verfolgen.

Bisher verwendete sie ein einfaches Gantt-Diagramm in Excel, wollte aber etwas Besseres mit mehr Funktionalitäten.

Also habe ich diese Excel-Urlaubsverfolgungsvorlage erstellt, um die Verwaltung von Urlauben zu vereinfachen und die monatlichen und jährlichen Urlaube ihrer Teammitglieder zu verfolgen.

Sie können dies auch als Urlaubs-Tracker-Vorlage oder Studenten-Anwesenheits-Tracker verwenden, wenn Sie möchten.

Excel Leave Tracker-Vorlage

Diese Excel Leave Tracker-Vorlage kann verwendet werden, um Mitarbeiterurlaube für ein Jahr (eines Geschäftsjahres, in dem Sie den Anfangsmonat des Jahres auswählen können) aufzuzeichnen und zu überwachen.

Sie können 10 verschiedene Urlaubscodes für einen Mitarbeiter nachverfolgen – Urlaubsurlaub, Krankheitsurlaub, Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub, Nachverfolgung von Gelegenheitsurlaub, Urlaub anstelle von Überstunden und halbe Tage usw.

Es bietet auch eine monatliche und jährliche Summe verschiedener Urlaubsarten, die bei der Projektplanung und dem Urlaubsmanagement hilfreich sein können.

Es verwendet ein wenig bedingte Formatierung, ein paar DATE-Funktionen, Array-Formeln und einen einfachen VBA-Code.

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Wie funktioniert diese Excel Leave Tracker-Vorlage?

• Verwenden Sie die Dreieckssymbole neben dem Monatsnamen, um zum nächsten/vorherigen Monat zu wechseln (die Vorlage aktualisiert sich selbst, um die Daten für den ausgewählten Monat anzuzeigen). Es gibt einen kurzen VBA-Code, der im Hintergrund ausgeführt wird, wenn Sie den Monat ändern. Es zeigt Ihnen nur den ausgewählten Monat an und blendet alle anderen Monate aus.
• Diese Excel-Vorlage kann verwendet werden, um Blätter über ein Jahr zu verfolgen. Sie können einen Startmonat auswählen und die Abwesenheiten für ein Jahr verfolgen. Wenn Sie beispielsweise dem Zyklus April-März folgen, wählen Sie April 2021 als Startmonat aus.
  • Notiz: Der Wert in Zelle A1 dient dazu, NUR den Zeitraum des Abwesenheitstrackers zu ändern. Verwenden Sie Zelle A1 NICHT, um zum nächsten Monat zu wechseln, während Sie Urlaubstage aufzeichnen. Verwenden Sie die Dreieckssymbole neben den Monatsnamen, um zum nächsten/vorherigen Monat zu wechseln und Blätter zu markieren.
• Sie können die Arbeitstage und arbeitsfreie Tage (Wochenenden) angeben. Rechts neben dem Abwesenheits-Tracker gibt es eine Funktion, um die Arbeitstage anzugeben, indem Sie Ja aus der Dropdown-Liste auswählen. Wenn Sie Nein auswählen, wird dieser Tag im Abwesenheitsprotokoll als arbeitsfreier Tag markiert.
  • Sobald Sie die arbeitsfreien Tage angeben, werden diese Wochentage im Urlaubstracker grau hervorgehoben.

• Sie können die Feiertagsliste im Arbeitsblatt „Ferienliste“ aktualisieren. Es wird automatisch im Tracker angezeigt, indem diese Tage in Orange hervorgehoben werden.
• Um den Urlaubssatz für Mitarbeiter einzugeben, verwenden Sie die entsprechenden Codes basierend auf der Urlaubsart (Sie können diese Abwesenheitscodes anpassen). Verwenden Sie beispielsweise bei Krankheit S, bei Urlaub V usw.
  • Es gibt zwei Codes, die für Halbtagesurlaub reserviert sind. Sie können H1 oder H2 für einen halbtägigen Urlaub eingeben.

• Sobald Sie den Abwesenheitscode für einen beliebigen Mitarbeiter eingeben, wird dieser rot hervorgehoben (bei halbtags wird er gelb hervorgehoben). Wenn dieser Tag ein Wochenende oder ein Feiertag ist, ändert sich die Farbe nicht.
  • Spalte NJ (im Bild unten grün hervorgehoben) enthält die Anzahl der Urlaube dieses Mitarbeiters in diesem Monat. Es zählt nur die Urlaubstage an Werktagen (Wochenenden und/oder Feiertage werden nicht gezählt). Halbtägige Blätter werden als 0,5 gezählt.
  • AKTUALISIERT: Spalte NK (im Bild unten hellrot hervorgehoben) enthält die Anzahl der Jahresurlaube eines Mitarbeiters. Es zählt nur die Urlaubstage an Werktagen (Wochenenden und/oder Feiertage werden nicht gezählt). Halbtägige Blätter werden als 0,5 gezählt.
  • Die Spalten NL bis NU geben die Aufteilung des Urlaubs nach Urlaubscode (für das gesamte Jahr) an. Dies kann hilfreich sein, um zu verfolgen, welche Art von Urlaub in Anspruch genommen wurde. Beachten Sie, dass während halbe Blätter in der Gesamtzahl als 0,5 Blätter gezählt werden, in der Urlaubsaufteilung jedoch als ganze Zahlen gezählt werden. Zum Beispiel würden 2 halbe Blätter zu einer Anzahl von Urlauben führen, aber Sie werden zwei halbe Blätter in der Trennung von Urlaub sehen.

Ich habe diese Urlaubs-/Anwesenheits-Tracker-Vorlage für 20 Mitarbeiter erstellt. Wenn Sie weitere hinzufügen möchten, kopieren Sie einfach die Formatierung und Formeln für zusätzliche Zeilen.

Da es sich um einen VBA-Code handelt, stellen Sie außerdem sicher, dass Sie ihn immer mit der Erweiterung .xls oder .xlsm speichern.

Notiz: Um diese Vorlage für ein beliebiges Jahr zu aktualisieren, ändern Sie einfach den Jahreswert in Zelle A2. Um es beispielsweise für 2021-2022 zu machen, ändern Sie einfach den Wert in A2 auf 2021-2022. Außerdem müssen Sie die Feiertagsliste für das angegebene Jahr aktualisieren.

Die Download-Datei ist vollständig entsperrt, sodass Sie sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Hier ist eine andere Version der Vorlage das kann blätter nachverfolgen 50 Mitarbeiter.

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FAQs zur Verwendung dieser Leave Tracker-Vorlage

Seit ich diesen Urlaubs-/Urlaubstracker erstellt habe, wurde ich mit E-Mails und Kommentaren überschwemmt. Was Sie jetzt sehen, ist eine verfeinerte Version, die aufgrund all des Feedbacks, das ich erhalten habe, möglich wurde.

Basierend auf den Fragen, die ich immer wieder bekomme, habe ich diesen FAQ-Bereich erstellt, damit Sie schneller eine Antwort erhalten (anstatt darauf zu warten, dass ich antworte).

Hier sind die häufigsten Fragen, die ich zur Leave Tracker-Vorlage bekomme: F: Ich habe versucht, die Datei herunterzuladen, aber sie wurde als ZIP-Datei heruntergeladen. Wie benutze ich es? A: Ich habe dieses Problem behoben und jetzt sollten Sie die Excel-Datei direkt herunterladen können. F: Wenn ich den Monat ändere, werden die ausgetretenen Blätter auch im geänderten Monat widergespiegelt. A: Dies geschieht, wenn Sie Zelle A1 verwenden, um den Monat zu ändern. Sie müssen die Pfeilsymbole verwenden, um die Monate zu ändern. Zelle A1 darf nur verwendet werden, um den Anfangsmonat des Kalenders festzulegen. Wenn der Kalender beispielsweise ab April beginnen soll, legen Sie in Zelle A1 den Wert 4 fest. Um nun zum März zu wechseln, verwenden Sie die Dreieckssymbole. F: Ich muss mehrere Jahre Urlaub verfolgen. Muss ich für jedes Jahr (Geschäftsjahr) ein neues Arbeitsblatt erstellen? Antwort: Ja! Dieser Urlaubs-Tracker kann nur Urlaube für einen Zeitraum von 12 Monaten verfolgen. Sie müssen für jedes Jahr eine Kopie erstellen. F: Kann ich meine eigenen Abwesenheitscodes verwenden? Antwort: Ja! Sie können den Abwesenheitscode in den Zellen NX8:NX17 ändern. Sie müssen den gleichen Code auch in den Zellen NL5:NU5 angeben. Wenn Sie beispielsweise den Abwesenheitscode Arbeit von zu Hause in X ändern, müssen Sie ihn auch in NR5 ändern. 

Ich hoffe, Sie finden diesen Urlaubs-/Urlaubstracker hilfreich.

Gibt es noch andere Bereiche, in denen eine Excel-Vorlage Ihrer Meinung nach hilfreich sein könnte? Ich bin ideenhungrig und du bist meine Goldmine. Teilen Sie Ihre Gedanken im Kommentarbereich mit 🙂

• Urlaubskalender-Vorlage in Excel.
• Vorlage für den Stundenzettel-Rechner für Mitarbeiter.
• Meilensteindiagramm in Excel.
• Erstellen eines Pareto-Diagramms in Excel.
• Erstellen eines Histogramms in Excel.
• Vorlage für die Aufgabenmatrix-Produktivität.