Wenn Sie Ihre Daten/Arbeiten häufig in Excel drucken, sind Sie sicher mit dem Problem konfrontiert, dass mehrere Seiten anstelle einer einzelnen Seite gedruckt werden.
Manchmal ist es so frustrierend, dass eine neue Seite gedruckt wird, nur um ein paar zusätzliche Datenzeilen aufzunehmen (was auch zu Papierverschwendung führt).
Es gibt einige einfache Techniken, mit denen Sie sicherstellen können, dass Excel-Daten auf einer Seite gedruckt werden (oder auf weniger Seiten, wenn Sie einen großen Bericht drucken).
In diesem Excel-Tutorial werde ich einige Methoden vorstellen, die Sie verwenden können, um Drucken Sie die Excel-Tabelle auf einer Seite aus. Sie können eine Kombination dieser Methoden verwenden, um das beste Ergebnis zu erzielen.
Also lasst uns anfangen!
Prüfen, wie viele Seiten gedruckt werden (Vorschau)
Bevor Sie sich daran machen, die Einstellungen zu optimieren, um die Excel-Arbeit in einem Blatt zu drucken, überprüfen Sie am besten den aktuellen Stand mit der Druckvorschau.
Mach dir keine Sorge! Dafür müssen Sie nichts ausdrucken. Sie können einfach überprüfen, wie das gedruckte Werk aussehen würde und wie viele Blätter gedruckt werden.
Auf diese Weise können Sie die Dinge verstehen, die Sie ändern können, um sicherzustellen, dass Sie möglichst wenig Papier verbrauchen und gleichzeitig Ihren gedruckten Bericht schön und lesbar halten.
Im Folgenden finden Sie die Schritte zur Verwendung der Druckvorschau, um zu sehen, wie der endgültige Druckauftrag aussehen würde:
- Klicken Sie auf die Registerkarte Datei
- Klicken Sie auf die Druckoption
Oder Sie verwenden die Tastenkombination Steuerung + P (Befehl + P bei Verwendung eines Mac)
Dadurch wird die Seite Druckvorschau geöffnet, auf der Sie sehen können, wie viele Seiten gedruckt werden und was auf jeder Seite gedruckt wird.
Im Druckvorschaumodus können Sie mit den Pfeiltasten zur nächsten/vorherigen Seite wechseln.
Möglichkeiten zum Anpassen und Drucken von Excel-Tabellen auf einer Seite
Sehen wir uns nun einige Methoden an, mit denen Sie alle Daten in einem Blatt auf einer Seite unterbringen und dann Ihren Bericht auf einer Seite (oder weniger Seiten) drucken können.
Anpassen der Spaltenbreite (oder Zeilenhöhe)
In vielen Fällen müssen Ihre Spalten nicht zu breit sein.
Und da dieser direkt bestimmt, wie viele Daten auf einer Seite gedruckt werden, können Sie durch einfaches Verringern der Spaltenbreite viel Papier sparen.
Aber woher wissen Sie dann, ob Sie genug getan haben oder nicht? Woher wissen Sie, wie viel Spaltenbreite Sie reduzieren sollten, damit alles auf eine Seite passt?
Um dies zu vereinfachen, können Sie die Seitenlayout-Ansicht in Excel - die Ihnen in Echtzeit anzeigt, wie viele Daten auf jeder Seite Ihres Berichts gedruckt werden.
Unten sind die Schritte, um in den Seitenlayout-Modus zu gelangen und dann die Spaltenbreite zu reduzieren:
- Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Ansicht
- Klicken Sie in der Gruppe Arbeitsmappenansichten auf die Option „Seitenlayout“. Dies ändert die Art und Weise, wie Daten angezeigt werden (und Sie sehen Skalen oben und links auf dem Arbeitsblatt).
- Verringern Sie die Spaltenbreite, damit die Daten auf eine Seite passen. Platzieren Sie dazu den Cursor am Rand des Cursors auf die Spaltenüberschrift, die Sie verkleinern möchten. Dann klicken und ziehen.
Sobald Sie alle Daten auf einer Seite haben, können Sie sie ausdrucken.
In einigen Fällen stellen Sie möglicherweise fest, dass die Daten in einer Zelle abgeschnitten und nicht vollständig angezeigt werden. Dies geschieht häufig, wenn Sie die Spaltenbreite ändern. Sie können dies korrigieren, indem Sie die Option Text umbrechen in Excel aktivieren.
Um zur Normalansicht zurückzukehren (und die Seitenlayoutansicht zu verlassen), klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht und dann auf „Normal“.
Ändern Sie die Skalierung (Alle Zeilen/Spalten auf einer Seite einpassen)
Excel verfügt über eine integrierte Option, mit der Sie das Arbeitsblatt so neu skalieren können, dass mehr Zeilen/Spalten auf einer Seite Platz finden.
Wenn Sie dies tun, wird einfach alles so verkleinert, dass alle Spalten oder Zeilen auf einer Seite passen.
Angenommen, Sie haben ein Blatt, bei dem die Spalten beim Drucken auf das nächste Blatt übergehen.
Im Folgenden sind die Schritte zum Verkleinern des Blatts während des Druckens aufgeführt:
- Klicken Sie auf die Registerkarte Datei
- Klicken Sie auf Drucken (oder verwenden Sie die Tastenkombination - Strg + P)
- Klicken Sie im Fenster Drucken auf die Option Skalierung (es ist die letzte Option auf der linken Seite).
- Klicken Sie auf eine der Optionen:
- Fit Sheet auf einer Seite
- Fir alle Spalten auf einer Seite
- Alle Zeilen auf eine Seite einpassen
Die obigen Schritte würden das Blatt skalieren, damit es auf die Seite passt (basierend auf den von Ihnen ausgewählten Optionen). Sie können auch in der Blattvorschau rechts sehen, wie die Daten aussehen würden.
Die Option „Blatt auf einer Seite einpassen“ ist geeignet, wenn Sie nur wenige Zeilen/Spalten haben, die überlaufen. Falls es viele sind, kann die Verwendung dieser Option dazu führen, dass die gedruckten Daten zu klein zum Lesen sind.Dies hat keine Auswirkungen auf die Arbeitsblattdaten. Es skaliert die Daten nur für Druckzwecke.
Zeilen/Spalten ausblenden oder löschen
Eine weitere clevere Möglichkeit, beim Drucken alles auf eine Seite zu bringen, besteht darin, nicht benötigte Spalten oder Zeilen auszublenden.
Sie haben immer die Möglichkeit, diese wieder sichtbar zu machen, falls Sie sie später benötigen, aber diese beim Drucken auszublenden stellt sicher, dass Sie den Platz optimieren und weniger Seiten zum Drucken benötigen.
Um eine Zeile/Spalte auszublenden, wählen Sie sie einfach aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie dann Ausblenden.
Auch hier ist es am besten, zuerst in den Seitenlayout-Modus zu wechseln und dann dies zu tun. Dies stellt sicher, dass Sie sehen können, wie viele Zeilen/Spalten Sie ausblenden müssen, um alle Daten auf einer Seite in Excel unterzubringen.
Und hier sind Schritte zum Einblenden der Zeilen/Spalten in Excel.
Ändern Sie die Seitenausrichtung
Wenn Sie mehr Spalten und Zeilen haben, ist es sinnvoll, die Ausrichtung der Seite beim Drucken zu ändern.
Es gibt zwei Ausrichtungen in Excel;
- Hochformat (Standard in Excel) - Es werden mehr Zeilen als Spalten gedruckt
- Querformat - Es werden mehr Spalten als Zeilen gedruckt
Falls Sie mehr Spalten als Zeilen haben (wie unten gezeigt), können Sie die Seitenausrichtung in Querformat ändern, um sicherzustellen, dass Ihre Daten passen und auf einer Seite gedruckt werden.
Nachfolgend finden Sie die Schritte zum Ändern der Seitenausrichtung in Excel:
- Klicken Sie auf die Registerkarte Seitenlayout
- Klicken Sie in der Gruppe Seite einrichten auf das Startprogramm für das Dialogfeld. Dadurch wird das Dialogfeld „Seite einrichten“ geöffnet.
- Klicken Sie im Dialogfeld auf die Registerkarte Seite (falls nicht bereits ausgewählt)
- Wählen Sie in der Option Ausrichtung die Option Querformat
- OK klicken
Jetzt können Sie zur Druckvorschau gehen und sehen, wie Ihr gedruckter Bericht aussehen würde.
Die Tastenkombination zum Öffnen des Dialogfelds Seite einrichten ALT + P + S + P (diese Tasten nacheinander drücken)
Alternativ können Sie die Ausrichtung auch im Fenster Druckvorschau ändern, indem Sie in den Einstellungen im Dropdown-Menü Querformat auswählen.
Ändern Sie die Seitenränder
Manchmal haben Sie nur eine oder zwei zusätzliche Spalten, die auf einer neuen Seite gedruckt werden (oder ein paar zusätzliche Zeilen, die auf die nächste Seite übergehen).
Eine kleine Anpassung der Seitenränder kann Ihnen helfen, alles auf eine einzige Seite zu passen.
Wenn Sie sich fragen, was Seitenränder sind - wenn Sie ein Excel-Arbeitsblatt drucken, hat jede gedruckte Seite an den Rändern etwas Leerraum. Dies ist beabsichtigt, um sicherzustellen, dass die Daten beim Drucken gut aussehen.
Sie haben die Möglichkeit, diesen Leerraum (den Seitenrand) zu reduzieren und mehr Daten auf einer einzigen Seite unterzubringen.
Im Folgenden sind die Schritte zum Reduzieren des Seitenrands in Excel aufgeführt:
- Klicken Sie auf die Registerkarte Seitenlayout
- Klicken Sie in der Gruppe Seite einrichten auf „Ränder“
- Klicken Sie auf Schmal
Die obigen Schritte würden den Seitenrand verringern und Sie sehen möglicherweise, dass einige zusätzliche Zeilen/Spalten auf derselben Seite gequetscht werden.
Wenn Sie den Seitenrand weiter reduzieren möchten, klicken Sie im Menüband auf die Option „Ränder“ und dann auf „Benutzerdefinierte Ränder“. Dadurch wird das Dialogfeld Seite einrichten geöffnet, in dem Sie die Ränder weiter anpassen können.
Reduzieren Sie die Schriftgröße
Eine weitere einfache Möglichkeit, einige zusätzliche Zeilen/Spalten (die beim Drucken ab jetzt auf zusätzliche Blätter übergehen) schnell auf dieselbe Seite anzupassen, besteht darin, die Schriftgröße zu verringern.
Auf diese Weise können Sie die Größe einiger Spalten ändern, sodass sie beim Drucken auf eine Seite passen.
Dies kann nützlich sein, wenn Sie gedruckte Daten haben, die normalerweise in den Anhang aufgenommen werden - etwas, das Sie haben müssen, aber niemand liest oder kümmert sich darum.
Nur ausgewählte Daten drucken (oder Druckbereich festlegen)
Manchmal haben Sie möglicherweise einen großen Datensatz, möchten jedoch nicht alle drucken. Vielleicht möchten Sie nur ausgewählte Daten drucken.
Wenn dies eine einmalige Sache ist, bei der Sie die ausgewählten Daten im Arbeitsblatt schnell drucken möchten, können Sie dies mit dem folgenden Schritt tun:
- Wählen Sie die Daten aus, die Sie drucken möchten
- Klicken Sie auf die Registerkarte Datei
- Klicken Sie auf Drucken (oder verwenden Sie die Tastenkombination - Strg + P)
- Klicken Sie im angezeigten Druckbildschirm auf die erste Option in den Einstellungen
- Klicken Sie auf die Option Auswahl drucken. Sie werden feststellen, dass sich auch die Vorschau so ändert, dass nur der Teil angezeigt wird, der gedruckt werden würde.
- Klicken Sie auf Drucken.
Die obigen Schritte würden nur den ausgewählten Datensatz drucken.
Beachten Sie, dass für den Fall, dass Sie einen Datensatz ausgewählt haben, der beim Drucken nicht in eine einzelne Seite passt, dieser auf mehreren Blättern gedruckt wird. Sie können jedoch die Skalierung auf „Fit Sheet on One Page“ ändern, um die Auswahl auf einer einzelnen Seite zu drucken.
Die obige Methode ist gut, wenn Sie die ausgewählten Daten ab und zu drucken müssen.
Sie müssen jedoch dieselbe Auswahl aus mehreren Arbeitsblättern drucken. Es ist besser, den Druckbereich festzulegen. Einmal eingerichtet, betrachtet Excel diesen Druckbereich als den Teil, der gedruckt werden soll, und ignoriert die anderen Daten auf dem Blatt.
Nachfolgend finden Sie die Schritte zum Festlegen des Druckbereichs in Excel:
- Wählen Sie die Daten aus, die Sie als Druckbereich festlegen möchten
- Klicken Sie auf die Registerkarte Seitenlayout
- Klicken Sie in der Gruppe Seite einrichten auf die Option Druckbereich
- Klicken Sie auf Druckbereich einstellen
Das ist es!
Wenn Sie nun versuchen, ein Arbeitsblatt zu drucken, wird nur der Druckbereich gedruckt (und nur dieser wird in der Druckvorschau angezeigt).
[Bonus] Seitenumbrüche hinzufügen
Falls Sie einen großen Datensatz haben. Es ist offensichtlich, dass es nicht auf eine Seite passt und das Drucken dieser gesamten Daten mehrere Seiten in Anspruch nehmen würde.
Sie können in Excel Seitenumbrüche hinzufügen, um Excel mitzuteilen, wo der Druckvorgang auf der aktuellen Seite beendet und der Rest auf die nächste Seite übertragen werden soll.
Nachfolgend finden Sie die Schritte zum Hinzufügen von Seitenumbrüchen in Excel:
- Wählen Sie die Zelle aus, in die Sie den Seitenumbruch einfügen möchten. Ab dieser Zelle würde alles auf der nächsten Seite gedruckt
- Klicken Sie auf die Registerkarte Seitenlayout
- Klicken Sie in der Gruppe Seite einrichten auf die Option Umbrüche
- Klicken Sie auf Seitenumbrüche einfügen
Die obigen Schritte würden einen Seitenumbruch hinzufügen und alles vor dem Seitenumbruch würde in einem Blatt und die restlichen Daten in anderen Blättern gedruckt.
Beachten Sie, dass, falls Sie den Druckbereich festgelegt haben, dieser Vorrang vor Seitenumbrüchen hat.
Dies sind also verschiedene Methoden, mit denen Sie Daten auf eine Seite einfügen und eine Excel-Tabelle auf einer Seite drucken können. In Fällen, in denen Sie viele Daten haben, ist es möglicherweise nicht sinnvoll, sie auf einer Seite zu drucken. Sie können jedoch die oben genannten Methoden verwenden, um den Papierverbrauch zu minimieren und die gleichen Daten auf weniger Seiten unterzubringen.
Ich hoffe, Sie fanden dieses Tutorial nützlich.
