10 super saubere Möglichkeiten zum Bereinigen von Daten in Excel-Tabellen

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Daten bilden das Rückgrat jeder Analyse, die Sie in Excel durchführen. Und wenn es um Daten geht, kann vieles schief gehen – sei es die Struktur, Platzierung, Formatierung, zusätzliche Leerzeichen und so weiter.

In diesem Blogbeitrag zeige ich Ihnen 10 einfache Möglichkeiten, Daten in Excel zu bereinigen.

#1 Befreien Sie sich von zusätzlichen Räumen

Zusätzliche Leerzeichen sind schmerzhaft schwer zu erkennen. Während Sie die zusätzlichen Leerzeichen zwischen Wörtern oder Zahlen irgendwie erkennen können, sind nachgestellte Leerzeichen nicht einmal sichtbar. Hier ist eine nette Möglichkeit, diese zusätzlichen Leerzeichen loszuwerden - Verwenden Sie die TRIM-Funktion.

Syntax: TRIM(Text)

Die Excel TRIM-Funktion verwendet den Zellbezug (oder Text) als Eingabe. Es entfernt führende und nachgestellte Leerzeichen sowie die zusätzlichen Leerzeichen zwischen Wörtern (außer einzelne Leerzeichen).

#2 Alle leeren Zellen auswählen und behandeln

Leere Zellen können verheerende Folgen haben, wenn sie nicht vorher behandelt werden. Ich habe oft Probleme mit leeren Zellen in einem Datensatz, der zum Erstellen von Berichten/Dashboards verwendet wird.

Vielleicht möchten Sie alle leeren Zellen mit „0“ oder „Nicht verfügbar“ füllen oder einfach nur markieren. Wenn ein riesiger Datensatz vorhanden ist, kann die manuelle Durchführung Stunden dauern. Zum Glück gibt es eine Möglichkeit, alle leeren Zellen auf einmal auszuwählen.

1. Wählen Sie den gesamten Datensatz aus
2. Drücken Sie F5 (dies öffnet das Dialogfeld Gehe zu)
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Spezial… (unten links). Dies öffnet das Dialogfeld Gehe zu Spezial
   
4. Wählen Sie Leer und klicken Sie auf OK
   

Dadurch werden alle leeren Zellen in Ihrem Datensatz ausgewählt. Wenn Sie in all diesen Zellen 0 oder Nicht verfügbar eingeben möchten, geben Sie es einfach ein und drücken Sie Strg + Eingabetaste (Denken Sie daran, dass der Wert nur in die aktive Zelle eingefügt wird, wenn Sie nur die Eingabetaste drücken).

#3 Konvertieren Sie als Text gespeicherte Zahlen in Zahlen

Wenn Sie Daten aus Textdateien oder externen Datenbanken importieren, werden Zahlen manchmal als Text gespeichert. Einige Leute haben auch die Angewohnheit, ein Apostroph (‘) vor einer Zahl zu verwenden, um sie in Textform zu bringen. Dies kann zu ernsthaften Problemen führen, wenn Sie diese Zellen in Berechnungen verwenden. Hier ist eine narrensichere Möglichkeit, diese als Text gespeicherten Zahlen wieder in Zahlen umzuwandeln.

1. Geben Sie in eine beliebige leere Zelle 1 ein
2. Wählen Sie die Zelle aus, in die Sie 1 eingegeben haben, und drücken Sie Strg + C
3. Wählen Sie die Zelle/den Bereich aus, den Sie in Zahlen umwandeln möchten
4. Wählen Sie Einfügen -> Inhalte einfügen (Tastenkombination - Alt + E + S)
5. Wählen Sie im Dialogfeld „Spezial einfügen“ die Option „Multiplizieren“ (in der Kategorie „Operationen“).
   
6. OK klicken. Dadurch werden alle Zahlen im Textformat wieder in Zahlen umgewandelt.

Es gibt noch viel mehr, was Sie mit den Einfügeoptionen für spezielle Operationen tun können. Hier sind verschiedene andere Möglichkeiten zum Multiplizieren in Excel mit Paste Special.

#4 – Duplikate entfernen

Es gibt 2 Dinge, die Sie mit doppelten Daten tun können: Markieren Sie es oder Lösche es.

• Doppelte Daten hervorheben:
  • Wählen Sie die Daten aus und gehen Sie zu Start -> Bedingte Formatierung -> Regeln zum Hervorheben von Zellen -> Werte duplizieren.
  • Geben Sie die Formatierung an und alle doppelten Werte werden hervorgehoben.
    
• Duplikate in Daten löschen:
  • Wählen Sie die Daten aus und gehen Sie zu Daten -> Duplikate entfernen.
  • Wenn Ihre Daten Überschriften haben, stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen oben rechts aktiviert ist.
  • Wählen Sie die Spalte(n) aus, aus der Sie Duplikate entfernen möchten, und klicken Sie auf OK.
    

Dadurch werden doppelte Werte aus der Liste entfernt. Wenn Sie möchten, dass die ursprüngliche Liste intakt ist, kopieren Sie die Daten an einem anderen Ort und fügen Sie dies dann ein.

Verwandt: Der ultimative Leitfaden zum Suchen und Entfernen von Duplikaten in Excel.

#5 Fehler hervorheben

Es gibt zwei Möglichkeiten, Fehler in Daten in Excel hervorzuheben:

Bedingte Formatierung verwenden

1. Wählen Sie den gesamten Datensatz aus
2. Gehe zu Home -> Bedingte Formatierung -> Neue Regel
3. Wählen Sie im Dialogfeld "Neue Formatierungsregel" die Option "Nur Zellen formatieren, die enthalten"
4. Wählen Sie in der Regelbeschreibung Fehler aus der Dropdown-Liste aus
5. Legen Sie das Format fest und klicken Sie auf OK. Dadurch werden alle Fehlerwerte im ausgewählten Datensatz hervorgehoben
   

Gehe zu Spezial verwenden

1. Wählen Sie den gesamten Datensatz aus
2. Drücken Sie F5 (dies öffnet das Dialogfeld Gehe zu)
3. Klicken Sie unten links auf den Spezial-Button
4. Wählen Sie Formeln und deaktivieren Sie alle Optionen außer Fehler
   

Dadurch werden alle Zellen ausgewählt, die einen Fehler enthalten. Jetzt können Sie diese manuell markieren, löschen oder etwas eingeben.

#6 Text in Klein-/Groß-/Kleinschreibung ändern

Wenn Sie eine Arbeitsmappe erben oder Daten aus Textdateien importieren, sind die Namen oder Titel häufig nicht konsistent. Manchmal kann der gesamte Text in Klein-/Großbuchstaben geschrieben sein oder eine Mischung aus beidem sein. Sie können alles ganz einfach konsistent machen, indem Sie diese drei Funktionen verwenden:

LOWER() - Wandelt den gesamten Text in Kleinbuchstaben um.
UPPER() - Wandelt den gesamten Text in Großbuchstaben um.
PROPER() - Konvertiert den gesamten Text in die richtige Groß-/Kleinschreibung.

#7 Parsen von Daten mit Text in Spalte

Wenn Sie Daten aus einer Datenbank beziehen oder aus einer Textdatei importieren, kann es vorkommen, dass der gesamte Text in einer Zelle zusammengepfercht ist. Sie können diesen Text in mehrere Zellen parsen, indem Sie die Text-in-Spalte-Funktion in Excel verwenden.

1. Wählen Sie die Daten/den Text aus, die Sie analysieren möchten
2. Gehe zu Daten -> Text in Spalte (Dies öffnet den Text-in-Spalten-Assistenten)
   • Schritt 1: Wählen Sie den Datentyp aus (wählen Sie Getrennt aus, wenn Ihre Daten nicht gleichmäßig verteilt sind und durch Zeichen wie Komma, Bindestrich, Punkt… getrennt sind). Weiter klicken
     
   • Schritt 2: Wählen Sie Trennzeichen (das Zeichen, das Ihre Daten trennt). Sie können vordefinierte Trennzeichen oder etwas anderes mit der Option Andere auswählen
     
   • Schritt 3: Wählen Sie das Datenformat aus. Wählen Sie auch die Zielzelle aus. Wenn die Zielzelle nicht ausgewählt ist, wird die aktuelle Zelle überschrieben
     

Verwandt: Extrahieren Sie den Benutzernamen aus der E-Mail-ID mit Text in Spalte.

#8 Rechtschreibprüfung

Nichts mindert die Glaubwürdigkeit Ihrer Arbeit als ein Rechtschreibfehler.

Verwenden Sie die Tastenkombination F7, um eine Rechtschreibprüfung für Ihren Datensatz durchzuführen.

Hier finden Sie ein detailliertes Tutorial zur Verwendung der Rechtschreibprüfung in Excel.

#9 Alle Formatierungen löschen

In meinem Job habe ich mehrere Datenbanken verwendet, um die Daten in Excel abzurufen. Jede Datenbank hatte ihre eigene Datenformatierung. Wenn Sie alle Daten an Ort und Stelle haben, können Sie alle Formatierungen auf einmal löschen:

1. Wählen Sie den Datensatz aus
2. Gehen Sie zu Home -> Löschen -> Formate löschen
   

Ebenso können Sie auch nur die Kommentare, Hyperlinks oder Inhalte löschen.

# 10 Verwenden Sie Suchen und Ersetzen, um Daten in Excel zu bereinigen

Suchen und Ersetzen ist unverzichtbar, wenn es um die Datenbereinigung geht. Sie können beispielsweise alle Nullen auswählen und entfernen, Verweise in Formeln ändern, Formatierungen suchen und ändern usw.

Lesen Sie mehr darüber, wie Sie mit Suchen und Ersetzen Daten bereinigen können.

Dies sind meine Top-10-Techniken zum Bereinigen von Daten in Excel. Wenn Sie weitere Techniken erlernen möchten, finden Sie hier eine Anleitung des MS Excel-Teams - Clean Data in Excel.

Wenn Sie weitere Techniken verwenden, teilen Sie uns diese im Kommentarbereich mit!