Das Anwenden der bedingten Formatierung in einer Pivot-Tabelle kann etwas schwierig sein.
Da Pivot-Tabellen so dynamisch sind und sich die Daten im Backend häufig ändern können, müssen Sie die richtige Methode zur Verwendung der bedingten Formatierung in einer Pivot-Tabelle in Excel kennen.
Der falsche Weg, bedingte Formatierung auf eine Pivot-Tabelle anzuwenden
Sehen wir uns zunächst die übliche Methode zur Anwendung der bedingten Formatierung in einer Pivot-Tabelle an.
Angenommen, Sie haben eine Pivot-Tabelle wie unten gezeigt:
Im obigen Datensatz steht das Datum in den Zeilen und wir haben Verkaufsdaten in Spalten.
Hier ist die übliche Methode, um bedingte Formatierung auf ein beliebiges Dataset anzuwenden:
- Wählen Sie die Daten aus (in diesem Fall wenden wir die bedingte Formatierung auf B5:D14 an).
- Gehen Sie zu Home -> Bedingte Formatierung -> Top/Bottom Rules -> Überdurchschnittlich.
- Geben Sie das Format an (ich verwende "Grüne Füllung mit Dard Green Text").
- OK klicken.
Dadurch wird die bedingte Formatierung wie unten gezeigt angewendet:
Alle Datenpunkte, die über dem Durchschnitt des gesamten Datensatzes liegen, wurden hervorgehoben.
Das Problem bei dieser Methode besteht darin, dass das bedingte Format auf einen festen Zellbereich (B5: D14) angewendet wurde. Wenn Sie Daten im Back-End hinzufügen und diese Pivot-Tabelle aktualisieren, wird die bedingte Formatierung nicht darauf angewendet.
Ich gehe zum Beispiel zurück zum Datensatz und füge Daten für ein weiteres Datum (11. Januar 2015) hinzu. Dies erhalte ich, wenn ich die Pivot-Tabelle aktualisiere.
Wie Sie im Bild oben sehen können, werden die Daten für den 11. Januar 2015 nicht hervorgehoben (wobei dies der Fall sein sollte, da die Werte für Store 1 und Store 3 überdurchschnittlich sind).
Der Grund ist, wie ich oben erwähnt habe, dass die bedingte Formatierung auf einen festen Bereich (B5: D14) angewendet wurde und nicht auf neue Daten in der Pivot-Tabelle erweitert wird.
Der richtige Weg, bedingte Formatierung auf eine Pivot-Tabelle anzuwenden
Hier sind zwei Methoden, um sicherzustellen, dass die bedingte Formatierung auch dann funktioniert, wenn neue Daten im Backend vorhanden sind.
Methode 1 - Verwenden des Pivot-Tabellenformatierungssymbols
Diese Methode verwendet das Symbol für die Formatierungsoptionen für Pivot-Tabellen, das angezeigt wird, sobald Sie die bedingte Formatierung in einer Pivot-Tabelle anwenden.
Hier sind die Schritte, um dies zu tun:
- Wählen Sie die Daten aus, auf die Sie die bedingte Formatierung anwenden möchten.
- Gehen Sie zu Home -> Bedingte Formatierung -> Top/Bottom Rules -> Überdurchschnittlich.
- Geben Sie das Format an (ich verwende "Grüne Füllung mit Dard Green Text").
- OK klicken.
- Wenn Sie die obigen Schritte ausführen, wird die bedingte Formatierung auf den Datensatz angewendet. Unten rechts im Datensatz sehen Sie das Symbol für Formatierungsoptionen:
- Klicken Sie auf das Symbol. Es werden drei Optionen in einer Dropdown-Liste angezeigt:
- Ausgewählte Zellen (die standardmäßig ausgewählt wären).
- Alle Zellen, die "Summe of Revenue"-Werte anzeigen.
- Alle Zellen, die "Sum of Revenue"-Werte für "Datum" und "Store" anzeigen.
- Wählen Sie die dritte Option - Alle Zellen mit den Werten "Umsatzsumme" für "Datum" und "Geschäft".
Wenn Sie nun Daten im Backend hinzufügen und die Pivot-Tabelle aktualisieren, werden die zusätzlichen Daten automatisch durch die bedingte Formatierung abgedeckt.
Die drei Optionen verstehen:
- Ausgewählte Zellen: Dies ist die Standardoption, bei der die bedingte Formatierung nur auf die ausgewählten Zellen angewendet wird.
- Alle Zellen, die "Sum of Revenue"-Werte anzeigen: Bei dieser Option werden alle Zellen berücksichtigt, die die Summe der Einnahmenwerte anzeigen (oder alle Daten, die Sie im Wertebereich der Pivot-Tabelle haben).
- Das Problem bei dieser Option besteht darin, dass sie auch die Gesamtsummenwerte abdeckt und eine bedingte Formatierung darauf anwendet.
- Alle Zellen mit den Werten "Umsatzsumme" für "Datum" und "Geschäft": Dies ist in diesem Fall die beste Option. Es wendet die bedingte Formatierung auf alle Werte (außer Gesamtsummen) für die Kombination aus Datum und Speichern an. Auch wenn Sie im Backend weitere Daten hinzufügen, kümmert sich diese Option darum.
Notiz:
- Das Symbol für Formatierungsoptionen wird angezeigt, nachdem Sie die bedingte Formatierung auf den Datensatz angewendet haben. Wenn Sie etwas anderes tun (bearbeiten Sie eine Zelle oder ändern Sie Schriftart/Ausrichtung usw.).
- Die bedingte Formatierung verschwindet, wenn Sie die Zeilen-/Spaltenfelder ändern. Wenn Sie beispielsweise das Datumsfeld entfernen und erneut anwenden, geht die bedingte Formatierung verloren.
Methode 2 - Verwenden des Regelmanagers für bedingte Formatierung
Abgesehen von der Verwendung des Symbols für die Formatierungsoptionen können Sie auch das Dialogfeld Manager für bedingte Formatierungsregeln verwenden, um die bedingte Formatierung in einer Pivot-Tabelle anzuwenden.
Diese Methode ist nützlich, wenn Sie die bedingte Formatierung bereits angewendet haben und die Regeln ändern möchten.
So geht's:
- Wählen Sie die Daten aus, auf die Sie die bedingte Formatierung anwenden möchten.
- Gehen Sie zu Home -> Bedingte Formatierung -> Top/Bottom Rules -> Überdurchschnittlich.
- Geben Sie das Format an (ich verwende "Grüne Füllung mit Dard Green Text").
- OK klicken. Dadurch wird die bedingte Formatierung auf die ausgewählten Zellen angewendet.
- Gehen Sie zu Home -> Bedingte Formatierung -> Regeln verwalten.
- Wählen Sie im Manager für bedingte Formatierungsregeln die Regel aus, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Regel bearbeiten.
- Im Dialogfeld Regel bearbeiten sehen Sie dieselben drei Optionen:
- Ausgewählte Zellen.
- Alle Zellen, die "Sum of Revenue"-Werte anzeigen.
- Alle Zellen, die "Sum of Revenue"-Werte für "Datum" und "Store" anzeigen.
- Wählen Sie die dritte Option und klicken Sie auf OK.
Dadurch wird die bedingte Formatierung auf alle Zellen für die Felder "Datum" und "Speichern" angewendet. Auch wenn Sie die Backend-Daten ändern (weitere Geschäftsdaten oder Datumsdaten hinzufügen), wäre die bedingte Formatierung funktionsfähig.
Notiz: Die bedingte Formatierung verschwindet, wenn Sie die Zeilen-/Spaltenfelder ändern. Wenn Sie beispielsweise das Datumsfeld entfernen und erneut anwenden, geht die bedingte Formatierung verloren.
