Verwenden von Slicern in der Excel-Pivot-Tabelle - Ein Handbuch für Anfänger

Die Excel 2010-Version der Pivot-Tabelle wurde durch den Eintrag einer neuen supercoolen Funktion aufgepeppt - Slicers.

Mit einem Pivot-Tabellen-Slicer können Sie die Daten filtern, wenn Sie eine oder mehrere Optionen im Slicer-Feld auswählen (wie unten gezeigt).

Im obigen Beispiel ist Slicer das orangefarbene Kästchen auf der rechten Seite, und Sie können die Pivot-Tabelle einfach filtern, indem Sie einfach auf die Region-Schaltfläche im Slicer klicken.

Lass uns anfangen.

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Einfügen eines Datenschnitts in eine Excel-Pivot-Tabelle

Angenommen, Sie haben einen Datensatz wie unten gezeigt:

Dies ist ein Dummy-Datensatz (US-Einzelhandelsumsatz) und erstreckt sich über 1000 Zeilen. Mit diesen Daten haben wir eine Pivot-Tabelle erstellt, die den Gesamtumsatz für die vier Regionen anzeigt.

Weiterlesen: So erstellen Sie eine Pivot-Tabelle von Grund auf.

Sobald Sie die Pivot-Tabelle eingerichtet haben, können Sie Slicer einfügen.

Man mag fragen - Warum brauche ich Slicer?

Möglicherweise benötigen Sie Slicer, wenn Sie nicht die gesamte Pivot-Tabelle, sondern nur einen Teil davon haben möchten. Wenn Sie beispielsweise nicht die Verkäufe für alle Regionen sehen möchten, sondern nur für Süd oder Süd und West, dann können Sie den Slicer einfügen und schnell die gewünschte(n) Region(en) auswählen, für die Sie die Verkaufsdaten.

Datenschnitte sind eine visuellere Methode, mit der Sie die Pivot-Tabellendaten basierend auf der Auswahl filtern können.

Hier sind die Schritte zum Einfügen eines Slicers für diese Pivot-Tabelle:

• Wählen Sie eine beliebige Zelle in der Pivot-Tabelle aus.
• Gehen Sie zu Einfügen -> Filter -> Slicer.
• Wählen Sie im Dialogfeld Slicer einfügen die Dimension aus, für die Sie die Daten filtern können. Die Slicer-Box würde alle verfügbaren Dimensionen auflisten und Sie können eine oder mehrere Dimensionen gleichzeitig auswählen. Wenn ich beispielsweise nur „Region“ auswähle, wird nur das Feld „Region Slicer“ eingefügt, und wenn ich sowohl „Region“ als auch „Retailer Type“ auswähle, werden zwei Slicer eingefügt.
• OK klicken. Dadurch werden die Slicer in das Arbeitsblatt eingefügt.

Beachten Sie, dass Slicer automatisch alle eindeutigen Elemente der ausgewählten Dimension identifiziert und im Slicer-Feld auflistet.

Nachdem Sie den Slicer eingefügt haben, können Sie die Daten filtern, indem Sie einfach auf das Element klicken. Um beispielsweise nur die Verkäufe für die Region Süd zu erhalten, klicken Sie auf Süd. Sie werden feststellen, dass das ausgewählte Element einen anderen Farbton erhält als die anderen Elemente in der Liste.

Sie können auch mehrere Elemente gleichzeitig auswählen. Halten Sie dazu die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie auf diejenigen, die Sie auswählen möchten.

Wenn Sie die Auswahl aufheben möchten, klicken Sie oben rechts auf das Filtersymbol (mit rotem Kreuz).

Einfügen mehrerer Datenschnitte in eine Pivot-Tabelle

Sie können auch mehrere Slicer einfügen, indem Sie im Dialogfeld Slicer einfügen mehr als eine Dimension auswählen.

So fügen Sie mehrere Slicer ein:

• Wählen Sie eine beliebige Zelle in der Pivot-Tabelle aus.
• Gehen Sie zu Einfügen -> Filter -> Slicer.
• Wählen Sie im Dialogfeld Slicer einfügen alle Dimensionen aus, für die Sie Slicer erhalten möchten.
• OK klicken.

Dadurch werden alle ausgewählten Slicer in das Arbeitsblatt eingefügt.

Beachten Sie, dass diese Slicer miteinander verknüpft sind. Wenn ich beispielsweise im Filter "Region" "Mid West" und im Filter "Händlertyp" "Multiline" auswähle, werden nur die Verkäufe für alle Multiline-Händler in der Region Mid West angezeigt.

Wenn ich Mid West auswähle, beachten Sie außerdem, dass die Option Specialty im zweiten Filter einen helleren Blauton erhält (wie unten gezeigt). Dies weist darauf hin, dass es keine Daten für Fachhändler in der Region Mittlerer Westen gibt.

Slicer vs. Berichtsfilter

Was ist der Unterschied zwischen Slicern und Berichtsfiltern?

Slicer sehen super cool aus und sind einfach zu bedienen. Die Stärke von Pivot Table liegt in der Tatsache, dass Sie nicht viel Geschick benötigen, um es zu verwenden. Alles, was Sie tun müssen, ist Drag & Drop und hier und da klicken und Sie haben innerhalb von Sekunden einen großartigen Bericht fertig.

Während Berichtsfilter die Arbeit gut machen, machen es Slicer für Sie noch einfacher, eine Pivot-Tabelle zu filtern und/oder an Dritte weiterzugeben, die keine Kenntnisse in Excel oder Pivot-Tabellen haben. Da es so intuitiv ist, kann sogar diese Person diese Slicer selbst verwenden, indem sie darauf klickt und die Daten filtert. Da es sich um visuelle Filter handelt, ist es für jeden leicht, sich damit zurechtzufinden, selbst wenn er sie zum ersten Mal verwendet.

Hier sind einige wichtige Unterschiede zwischen Slicern und Berichtsfiltern:

• Datenschnitte belegen keine feste Zelle im Arbeitsblatt. Sie können diese wie jedes andere Objekt oder jede andere Form verschieben. Berichtsfilter sind an eine Zelle gebunden.
• Berichtsfilter sind mit einer bestimmten Pivot-Tabelle verknüpft. Slicer hingegen können mit mehreren Pivot-Tabellen verknüpft werden (wie wir später in diesem Tutorial sehen werden).
• Da ein Berichtsfilter eine feste Zelle belegt, ist es einfacher, ihn über VBA zu automatisieren. Auf der anderen Seite ist ein Slicer ein Objekt und würde einen komplexeren Code benötigen.

Formatieren des Slicers

Ein Slicer bietet viel Flexibilität bei der Formatierung.

Hier sind die Dinge, die Sie in einem Slicer anpassen können.

Slicer-Farben ändern

Wenn Ihnen die Standardfarben eines Slicers nicht gefallen, können Sie sie einfach ändern.

• Wählen Sie den Slicer aus.
• Gehen Sie zu Slicer-Tools -> Optionen -> Slicer-Stile. Hier finden Sie verschiedene Möglichkeiten. Wählen Sie das gewünschte Format aus und Ihr Slicer erhält diese Formatierung sofort.

Wenn Ihnen die Standardstile nicht gefallen, können Sie eigene erstellen. Wählen Sie dazu die Option Neuer Slicer-Stil und legen Sie Ihre eigene Formatierung fest.

Abrufen mehrerer Spalten in der Slicer-Box

Standardmäßig hat ein Slicer eine Spalte und alle Elemente der ausgewählten Dimension werden darin aufgelistet. Falls Sie viele Elemente haben, zeigt Slicer eine Bildlaufleiste an, mit der Sie alle Elemente durchgehen können.

Möglicherweise möchten Sie alle Elemente sichtbar haben, ohne dass Sie mühsam scrollen müssen. Sie können dies tun, indem Sie einen Slicer mit mehreren Spalten erstellen.

Um dies zu tun:

• Wählen Sie den Slicer aus.
• Gehen Sie zu Slicer-Tools -> Optionen -> Schaltflächen.
• Ändern Sie den Spaltenwert in 2.

Dadurch werden die Elemente im Slicer sofort in zwei Spalten aufgeteilt. Es kann jedoch sein, dass etwas so schrecklich aussieht, wie unten gezeigt:

Dies sieht überladen aus und die vollständigen Namen werden nicht angezeigt. Damit es besser aussieht, ändern Sie die Größe des Slicers und sogar der Schaltflächen darin.

Um dies zu tun:

• Wählen Sie den Slicer aus.
• Gehen Sie zu Slicer-Tools -> Optionen.
• Ändern Sie die Höhe und Breite der Schaltflächen und des Slicers. (Beachten Sie, dass Sie die Größe des Slicers auch ändern können, indem Sie ihn einfach auswählen und die Kanten mit der Maus anpassen. Um die Schaltflächengröße zu ändern, müssen Sie jedoch nur die Änderungen in den Optionen vornehmen).

Ändern/Entfernen des Slicer-Headers

Standardmäßig wählt ein Slicer den Feldnamen aus den Daten. Wenn ich beispielsweise einen Slicer für Regionen erstelle, lautet der Header automatisch „Region“.

Sie können die Kopfzeile ändern oder vollständig entfernen.

Hier sind die Schritte:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Slicer und wählen Sie Slicer-Einstellungen.
• Ändern Sie im Dialogfeld Slicer-Einstellungen die Kopfzeilenbeschriftung wie gewünscht.
• OK klicken.

Dies würde den Header im Slicer ändern.

Wenn Sie die Kopfzeile nicht sehen möchten, deaktivieren Sie die Option Kopfzeile anzeigen im Dialogfeld.

Sortieren von Elementen im Slicer

Standardmäßig werden die Elemente in einem Slicer bei Text in aufsteigender Reihenfolge und bei Zahlen/Daten von Ältere nach Neuer sortiert.

Sie können die Standardeinstellung ändern und sogar Ihre eigenen benutzerdefinierten Sortierkriterien verwenden.

So geht's:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Slicer und wählen Sie Slicer-Einstellungen.
• Im Dialogfeld Slicer-Einstellungen können Sie die Sortierkriterien ändern oder Ihre eigenen benutzerdefinierten Sortierkriterien verwenden.
• OK klicken.

Weiterlesen: So erstellen Sie benutzerdefinierte Listen in Excel (um Ihre eigenen Sortierkriterien zu erstellen)

Ausblenden von Elementen ohne Daten aus der Slicer-Box

Es kann vorkommen, dass einige Elemente in der Pivot-Tabelle keine Daten enthalten. In solchen Fällen können Sie dafür sorgen, dass die Slicer dieses Element ausblenden.

In der Abbildung unten habe ich beispielsweise zwei Slicer (einen für Region und den anderen für den Typ Einzelhändler). Wenn ich Mid West auswähle, erhält das Spezialelement im zweiten Filter einen hellblauen Farbton, der anzeigt, dass keine Daten darin enthalten sind.

In solchen Fällen können Sie wählen, ob es überhaupt nicht angezeigt wird.

Hier sind die Schritte, um dies zu tun:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Slicer, in dem Sie die Daten ausblenden möchten, und wählen Sie Slicer-Einstellungen.
• Aktivieren Sie im Dialogfeld "Slicer-Einstellungen" mit den Optionen "Elementsortierung und -filterung" die Option "Elemente ohne Daten ausblenden".
• OK klicken.

Verbinden eines Slicers mit mehreren Pivot-Tabellen

Ein Slicer kann mit mehreren Pivot-Tabellen verbunden werden. Nach der Verbindung können Sie mit einem einzelnen Slicer alle verbundenen Pivot-Tabellen gleichzeitig filtern.

Denken Sie daran, dass zum Verbinden verschiedener Pivot-Tabellen mit einem Slicer die Pivot-Tabellen denselben Pivot-Cache verwenden müssen. Dies bedeutet, dass diese entweder mit den gleichen Daten erstellt werden oder eine der Pivot-Tabellen kopiert und als separate Pivot-Tabelle eingefügt wurde.

Weiterlesen: Was ist Pivot-Tabellen-Cache und wie wird er verwendet?

Unten sehen Sie ein Beispiel für zwei verschiedene Pivot-Tabellen. Beachten Sie, dass der Slicer in diesem Fall nur für die Pivot-Tabelle auf der linken Seite funktioniert (und keine Auswirkung auf die rechte hat).

So verbinden Sie diesen Slicer mit beiden Pivot-Tabellen:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Slicer und wählen Sie Berichtsverbindungen. (Alternativ können Sie auch den Slicer auswählen und zu Slicer-Tools -> Optionen -> Slicer -> Berichtsverbindungen gehen).
• Im Dialogfeld Berichtsverbindungen werden alle Pivot-Tabellennamen angezeigt, die denselben Pivot-Cache verwenden. Wählen Sie diejenigen aus, die Sie mit dem Slicer verbinden möchten. In diesem Fall habe ich nur zwei Pivot-Tabellen und habe beide mit dem Slicer verbunden.
• OK klicken.

Jetzt ist Ihr Slicer mit beiden Pivot-Tabellen verbunden. Wenn Sie im Slicer eine Auswahl treffen, findet die Filterung in beiden Pivot-Tabellen statt (wie unten gezeigt).

Erstellen dynamischer Pivot-Diagramme mit Slicern

So wie Sie einen Slicer mit einer Pivot-Tabelle verwenden, können Sie ihn auch mit Pivot-Diagrammen verwenden.

Etwas wie unten gezeigt:

So erstellen Sie dieses dynamische Diagramm:

• Wählen Sie die Daten aus und gehen Sie zu Einfügen -> Diagramme -> Pivot-Diagramm.
• Stellen Sie im Dialogfeld Pivot-Diagramm erstellen sicher, dass Sie den richtigen Bereich haben, und klicken Sie auf OK. Dadurch wird ein Pivot-Diagramm in ein neues Blatt eingefügt.
• Treffen Sie die Feldauswahl (oder ziehen Sie die Felder per Drag & Drop in den Bereich), um das gewünschte Pivot-Diagramm zu erhalten. In diesem Beispiel haben wir das Diagramm, das den Umsatz nach Regionen für vier Quartale zeigt. (Lesen Sie hier, wie Sie Termine als Quartale gruppieren).
• Sobald Sie das Pivot-Diagramm fertig haben, gehen Sie zu Einfügen -> Slicer.
• Wählen Sie die gewünschte Slicer-Dimension mit dem Diagramm aus. In diesem Fall möchte ich die Händlertypen, also überprüfe ich diese Dimension.
• Formatieren Sie das Diagramm und den Slicer und Sie sind fertig.

Beachten Sie, dass Sie mehrere Slicer mit demselben Pivot-Diagramm verbinden können und Sie können auch mehrere Diagramme mit demselben Slicer verbinden (so wie wir mehrere Pivot-Tabellen mit demselben Slicer verbunden haben).

Klicken Sie hier, um die Beispieldaten herunterzuladen und selbst auszuprobieren.

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